PollPlaz

Политика за поверителност

Тази политика за поверителност описва как Srvey Group OÜ обработва лични данни във връзка с PollPlaz, включително уебсайта на PollPlaz, онлайн панела, анкети, покани за анкети, комуникация с панела, техническа поддръжка, точки, награди, подаръчни карти, изпълнение на проекти и свързани цифрови услуги.

1. Обща информация

Администратор на личните данни е Srvey Group OÜ, регистрационен код 16894583, регистриран адрес Tihase tn 17a/5, Kristiine linnaosa, 13426 Tallinn, Harju maakond, Estonia.

Тази политика за поверителност обяснява какви лични данни обработваме, защо ги обработваме, на кого можем да ги разкриваме и колко дълго ги съхраняваме.

Тази политика се прилага за PollPlaz като онлайн изследователски панел, базиран на покани. Тя обхваща членство в панела, онлайн анкети, покани за анкети, управление на извадки, контрол на качеството, техническа работа, администриране на награди и комуникация с членове на панела.

2. Лични данни, които обработваме

2.1 Данни, събирани чрез уебсайтове и канали за контакт

Можем да обработваме име, имейл адрес, организация, съдържание на съобщение и друга информация, която предоставяте, когато се свързвате с нас.

Можем също да обработваме технически данни като IP адрес, тип браузър, информация за устройство, информация от бисквитки, логове и данни, свързани със сигурността, създадени от системи за защита от злоупотреби или ботове.

2.2 Данни, свързани с панела PollPlaz и участието в анкети

За управление на акаунти в панела можем да обработваме данни за контакт като имейл адрес и, когато е необходимо, телефонен номер.

За проверки на възрастта, моделиране на извадки и съпоставяне с анкети можем да обработваме дата на раждане, възраст или възрастова група.

За моделиране на извадки и релевантност на анкетите можем да обработваме приблизителни данни за местоположение като държава, регион, град, община, населено място или район. Това може да се използва за разбиране на градски или селски статус и за изграждане на представителни извадки.

Можем да обработваме отговори в анкети, фонови данни, профилни данни, данни, специфични за проект, точки, статус на награди, данни за използване на подаръчни карти и история на участие.

2.3 Специални категории и чувствителни теми

В зависимост от целта на дадена анкета можем да обработваме информация за социални нагласи или други чувствителни теми. Анкетите могат да задават въпроси за здраве, политически възгледи, етнически произход, обществени въпроси или други области, които изискват допълнителна грижа.

Събираме такава информация само до степента, необходима за целта на анкетата. Като правило отделяме идентифициращите данни от отговорите в анкетите по време на анализа.

Участието в анкети е доброволно. Член на панела може да избере да не отговори на анкета или да не отговори на конкретен въпрос.

2.4 Адресни данни

Обикновено не искаме от членовете на панела точен домашен адрес при стандартни онлайн анкети.

В изключителни случаи можем да обработваме точни адресни данни, ако това произтича от метода на анкетата, изпълнението на награда, предотвратяването на измами или законосъобразен източник на извадка. Например това може да е необходимо за пощенски покани, интервюта на място или специфична проектна логистика.

3. Как събираме данни

Събираме данни директно от вас, когато се присъединявате към панела, попълвате формуляри, отговаряте на анкети, използвате точки или комуникирате с нас.

Събираме данни автоматично чрез уебсайтове, бисквитки, логове, системи за сигурност и системи за анкети.

Можем да получаваме данни от клиенти или партньори, когато те предоставят законосъобразна извадка, проектни материали или информация за статус на анкета.

Можем също да получаваме данни от обработващи лични данни и доставчици на технически услуги, участващи в работата на PollPlaz.

3.1 Как достигаме до респондентите

За да достигнем до участници в анкети, можем да използваме различни източници за контакт и методи за набиране. Те не са фиксирани или еднакви за всяка анкета. Те зависят от целта на анкетата, целевата група, метода, заданието на клиента, правното основание, канала за контакт и необходимостта от създаване на подходяща и обоснована извадка.

Данните за контакт или изходните данни, водещи до опит за контакт, могат да идват от източници, предоставени от клиента, публични източници, преди това публично достъпни източници, законосъобразно използвани регистри или набори от данни, или източници, които позволяват възможни контакти да бъдат формирани, проверени, обогатени или валидирани.

В някои случаи възможен контакт не се взема от един готов списък. Той може да бъде формиран чрез статистическо, комбинационно, моделно, случайно или синтетично генериране, включително на ниво телефонен или имейл контакт.

Когато тези методи се използват, част от обработването може да бъде автоматизирано. Това означава, че можем да използваме алгоритми, софтуерни инструменти, методи за търсене, технически филтри, статистически методи и технологии за изкуствен интелект или големи езикови модели, за да формираме, идентифицираме, оценяваме, проверяваме, почистваме, обогатяваме или валидираме контакти. Точният метод зависи от естеството на анкетата и от това какво е подходящо за извадката или опита за контакт.

Това означава, че контактите не винаги идват от една централна постоянна база данни или един-единствен регистър. Различните анкети могат да използват различни бази за контакт, методи за създаване на контакти, логика за валидиране на контакти и канали.

3.2 Опити за контакт, откази и списъци за изключване

Данните за контакт могат да се използват за извършване на опит за контакт, изграждане на извадка, избор на канал за анкета, проверка на информация за контакт и осигуряване, че процесът на анкетата е методологично и оперативно управляем.

Използването на данни за контакт за опит за контакт или процес на извадка само по себе си не означава, че дадено лице се е присъединило към панела или че данните му остават в активна постоянна употреба.

Ако дадено лице откаже да участва в конкретна анкета, обикновено третираме това като отказ за тази анкета и не се свързваме с него отново за същата анкета.

В зависимост от извадката, вида анкета и източника на контакт, същото лице може по-късно да се появи в извадката на друга анкета и да бъде потърсено в различен контекст.

Ако дадено лице поиска да не бъде търсено отново, можем да запазим запис за изключване или запис "без контакт" в отделен списък за изключване. Целта на този запис не е последващ маркетинг или използване за анкети, а обратното: да уважим искането на лицето и да избегнем използването на същия контакт за бъдещи покани.

Можем да съхраняваме записи за изключване и постоянен отказ дългосрочно или безсрочно с цел да уважим ясното искане на лицето да не бъде търсено отново.

4. Защо използваме данни

Използваме лични данни, за да управляваме уебсайтове, да отговаряме на запитвания и да управляваме комуникация.

Използваме данни, за да създаваме и управляваме акаунти в панела, да изпращаме покани за анкети по имейл или телефон, да съпоставяме членове с анкети и да показваме релевантна информация за анкети.

Използваме данни, за да подготвяме анкети, да изграждаме извадки, да провеждаме анкети, да проверяваме качеството и да предотвратяваме дублирани отговори, автоматизиран спам, измами, злоупотреби или друга неправомерна употреба.

Използваме отговори в анкети, за да анализираме резултати и да подготвяме анонимизирани, псевдонимизирани, агрегирани или по друг начин подготвени изследователски резултати.

Използваме данни, за да управляваме точки, награди, подаръчни карти, счетоводство и други законови задължения.

Използваме данни, за да поддържаме услугите сигурни, надеждни и технически обслужвани.

Можем да използваме данни, за да развиваме услуги, автоматизираме работа, обработваме текстов вход и подобряваме работни процеси, включително чрез AI услуги, когато е подходящо.

5. Правни основания за обработване

В зависимост от ситуацията обработваме данни въз основа на съгласие, изпълнение на договор, легитимен интерес или законово задължение.

За анкети правното основание може да зависи от конкретната анкета, клиента, целта на анкетата и категориите данни.

Ако конкретна анкета или прехвърляне на данни изисква ясно отделно съгласие, искаме го в съответния процес.

6. На кого разкриваме данни

Използваме обработващи лични данни и технически партньори, за да предоставяме услугите на PollPlaz. Те могат да подпомагат хостинг, комуникационни канали, съхранение, сигурност, анализи, панелна технология, системи за анкети, изпълнение на награди, инструменти за работни процеси и други технически операции.

По-широк списък на обработващи лични данни и групи доставчици на услуги е наличен на страницата за обработващи лични данни и доставчици на услуги.

6.1 Данни за контакт и изходни данни, предоставени от клиент

Ако клиент предостави данни за контакт, данни за извадка или други изходни данни за анкета, клиентът носи отговорност за първоначалното използване и прехвърляне на тези данни към нас.

В такива случаи обикновено обработваме тези данни като обработващ лични данни от името на клиента и добросъвестно, въз основа на допускането, че клиентът има необходимото правно основание да използва данните и да ни инструктира да ги обработваме.

Използваме данни, предоставени или посредничени от клиента, само за да изпълним договорената анкета, опит за контакт, процес на извадка, теренна работа или свързан работен етап до степента, необходима за този проект.

Обикновено нямаме самостоятелна практическа възможност или задължение да проверяваме по същество законосъобразността на всеки клиентски източник на данни впоследствие. В това отношение разчитаме на ролята и потвържденията на клиента.

6.2 Резултати, предоставяни на клиенти

Като общо правило клиентите получават агрегирани, статистически, анонимизирани или по друг начин подготвени резултати, чието нормално използване не изисква пряка идентификация на респондент.

Идентифицируеми данни на респондент не се предоставят на клиент без ясно, конкретно съгласие на респондента за това прехвърляне или друго валидно правно основание.

6.3 Доставчици на технически услуги

Използваме доставчици на технически услуги и обработващи лични данни, които помагат с хостинг, комуникация, съхранение на данни, сигурност, анализи, работни процеси и техническа доставка.

Тези доставчици могат да обработват лични данни само доколкото е необходимо, за да ни предоставят услугите си, и съгласно договорени инструкции.

6.4 Органи и законови изисквания

Можем да разкриваме данни на компетентни органи или по друг начин, когато това е необходимо за спазване на закона, защита на права или разрешаване на спорове.

7. Международно обработване на данни

Данните се обработват основно в Европейското икономическо пространство.

Някои доставчици на услуги могат да обработват данни извън Европейското икономическо пространство или да използват групови или договорни ресурси извън Европейското икономическо пространство.

В такива случаи разчитаме на ангажиментите на доставчика за съответствие с GDPR и подходящи гаранции, като договорни гаранции, технически гаранции, ограничения на достъпа и други подходящи организационни мерки.

8. Съхранение на данни

8.1 Запитвания чрез канали за контакт

Запитванията, изпратени чрез канали за контакт, се препращат към нашите имейл или системи за поддръжка. Съхраняваме ги толкова дълго, колкото са оперативно необходими, или докато бъдат изтрити като част от нормалното управление на пощенска кутия или система за поддръжка.

8.2 Акаунти в панела и награди

Обикновено съхраняваме основните данни за акаунт в панела, докато членът напусне панела.

Данните, свързани със счетоводство, подаръчни карти, плащания, точки, награди или други финансови операции, се съхраняват за периода, изискван от закона.

8.3 Идентифициращи данни от анкети

Лични данни, необходими за провеждане на анкета, управление на извадка или проверка на качеството, обикновено се съхраняват по време на анкетата и кратко време след нея.

В зависимост от анкетата, изискванията на клиента или нуждите от одит можем да съхраняваме такива данни до 3 години след края на анкетата.

8.4 Анонимизирани данни от анкети

Когато данните от въпросник на анкета са анонимизирани при последваща обработка, съхранението на тези анонимизирани данни не е обвързано с фиксиран срок за съхранение на лични данни.

8.5 Псевдонимизация, фонова информация и анализ

Данните от анкети обикновено се обработват в псевдонимизирана форма. Това означава, че отговорите, данните за извадката и данните за контакт обикновено не се съхраняват в един-единствен аналитичен набор от данни, а се управляват в отделни системи, приложения или бази данни според нуждите на теренната работа, контрола на качеството, управлението на извадки и анализа.

В началото на анализа или при последваща обработка можем да обогатяваме данните от анкети с фонова информация от набора от данни на извадката, изходни данни, предоставени от клиента, или други законосъобразно използвани източници. Това се прави, за да бъде наборът от данни аналитично значим, методологично използваем и достатъчен за отговор на изследователския въпрос.

Това не означава, че аналитичният набор от данни се превръща в идентифициран набор от данни или че отговорите се анализират заедно с преки идентификатори.

За контрол на качеството, одит, проверки на теренната работа или гарантиране на надеждността на анкета, в ограничени случаи може да е възможно отговорите и наборът от данни на извадката да бъдат свързани по контролиран начин. Тази възможност е ограничена, основана на цел и временна, и се използва само до степента, необходима за правилното изпълнение или контрол на анкетата.

В етапа на анализ и докладване обикновено използваме резултати от анкети в анонимизирана, псевдонимизирана или отделена от идентификатори форма. Резултатите, предоставяни на клиенти, обикновено са агрегирани, анонимизирани или по друг начин подготвени така, че пряката идентификация на респондент да не е възможна при нормална употреба.

Ако идентифицируеми данни трябва да бъдат прехвърлени в изключителен случай, това се прави само въз основа на ясно, конкретно съгласие за това прехвърляне или друго валидно правно основание.

9. Бисквитки и подобни технологии

Можем да използваме бисквитки, локално съхранение, проследяващи пиксели и подобни технологии за няколко цели, включително:

10. Непълнолетни

В някои анкети можем да обработваме данни за непълнолетни.

Като общ принцип третираме респонденти на възраст 15 и повече години като способни сами да решават относно участието си в анкети.

За респонденти под 15 години се изисква съгласие от законен представител или анкетата се прекратява, ако такова съгласие не е налично.

Ако дадена анкета е насочена към деца, използваме подходящи проверки и механизми за съгласие съгласно приложимото право.

11. Сигурност и поверителност

Използваме разумни технически и организационни мерки за защита на личните данни срещу неразрешен достъп, унищожаване, промяна, изтичане, случайна загуба или злоупотреба.

Мерките могат да включват ограничения на достъпа, логване, отделяне на данни по време на аналитичните фази, избор на доставчици на услуги, филтри за сигурност, резервни копия и други мерки за надеждност.

Въпреки че предприемаме разумни стъпки за защита на данните, никоя техническа среда не може да бъде напълно безрискова.

12. Контакт

Ако имате въпроси относно обработването на лични данни, моля пишете на privacy@srvey.eu.

Последна актуализация: 15 January 2024