Privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Srvey Group OÜ behandler personoplysninger i forbindelse med PollPlaz, herunder PollPlaz-webstedet, onlinepanelet, spørgeundersøgelser, invitationer til spørgeundersøgelser, panelkommunikation, teknisk support, point, belønninger, gavekort, projektlevering og tilknyttede digitale tjenester.

1. Generelle oplysninger

Den dataansvarlige for personoplysninger er Srvey Group OÜ, registreringskode 16894583, registreret adresse Tihase tn 17a/5, Kristiine linnaosa, 13426 Tallinn, Harju maakond, Estland.

Denne privatlivspolitik forklarer, hvilke personoplysninger vi behandler, hvorfor vi behandler dem, hvem vi kan videregive dem til, og hvor længe vi opbevarer dem.

Denne politik gælder for PollPlaz som et invitationsbaseret online researchpanel. Den dækker panelmedlemskab, online spørgeundersøgelser, invitationer til spørgeundersøgelser, stikprøvestyring, kvalitetskontrol, teknisk drift, administration af belønninger og kommunikation med panelmedlemmer.

2. Personoplysninger vi behandler

2.1 Oplysninger indsamlet via websteder og kontaktkanaler

Vi kan behandle navn, e-mailadresse, organisation, beskedindhold og andre oplysninger, som du giver os, når du kontakter os.

Vi kan også behandle tekniske data såsom IP-adresse, browsertype, enhedsoplysninger, cookieoplysninger, logfiler og sikkerhedsrelaterede data, der oprettes af systemer til forebyggelse af misbrug eller botbeskyttelse.

2.2 Oplysninger relateret til PollPlaz-panel og deltagelse i spørgeundersøgelser

Til administration af panelkonti kan vi behandle kontaktoplysninger såsom e-mailadresse og, hvor det er nødvendigt, telefonnummer.

Til alderskontrol, stikprøvemodellering og matchning med spørgeundersøgelser kan vi behandle fødselsdato, alder eller aldersgruppe.

Til stikprøvemodellering og relevans af spørgeundersøgelser kan vi behandle omtrentlige lokaliseringsoplysninger såsom land, region, by, kommune, bebyggelse eller distrikt. Dette kan bruges til at forstå urban eller landlig status og til at opbygge repræsentative stikprøver.

Vi kan behandle svar på spørgeundersøgelser, baggrundsoplysninger, profiloplysninger, projektspecifikke oplysninger, point, belønningsstatus, oplysninger om indløsning af gavekort og deltagelseshistorik.

2.3 Særlige kategorier og følsomme emner

Afhængigt af formålet med en spørgeundersøgelse kan vi behandle oplysninger om sociale holdninger eller andre følsomme emner. Spørgeundersøgelser kan spørge om helbred, politiske synspunkter, etnisk baggrund, offentlige spørgsmål eller andre områder, der kræver særlig omhu.

Vi indsamler kun sådanne oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for formålet med spørgeundersøgelsen. Som udgangspunkt adskiller vi identificerende oplysninger fra svar på spørgeundersøgelser under analysen.

Deltagelse i spørgeundersøgelser er frivillig. Et panelmedlem kan vælge ikke at besvare en spørgeundersøgelse eller ikke at besvare et bestemt spørgsmål.

2.4 Adresseoplysninger

Vi beder normalt ikke panelmedlemmer om en præcis hjemmeadresse under almindelige online spørgeundersøgelser.

I undtagelsestilfælde kan vi behandle præcise adresseoplysninger, hvis dette følger af undersøgelsesmetoden, opfyldelse af belønninger, forebyggelse af svig eller en lovlig stikprøvekilde. For eksempel kan dette være nødvendigt ved postinvitationer, personlige interviews eller specifik projektlogistik.

3. Hvordan vi indsamler oplysninger

Vi indsamler oplysninger direkte fra dig, når du tilmelder dig panelet, udfylder formularer, besvarer spørgeundersøgelser, indløser point eller kommunikerer med os.

Vi indsamler oplysninger automatisk via websteder, cookies, logfiler, sikkerhedssystemer og spørgesystemer.

Vi kan modtage oplysninger fra kunder eller partnere, når de leverer en lovlig stikprøve, projektmateriale eller oplysninger om undersøgelsesstatus.

Vi kan også modtage oplysninger fra databehandlere og tekniske tjenesteudbydere, der er involveret i driften af PollPlaz.

3.1 Hvordan vi når respondenter

For at nå deltagere i spørgeundersøgelser kan vi bruge forskellige kontaktkilder og rekrutteringsmetoder. Disse er ikke faste eller identiske for alle spørgeundersøgelser. De afhænger af undersøgelsens formål, målgruppe, metode, kundebrief, retsgrundlag, kontaktkanal og behovet for at skabe en passende og begrundet stikprøve.

Kontaktoplysninger eller kildeoplysninger, der fører til et kontaktforsøg, kan komme fra kilder leveret af kunden, offentlige kilder, tidligere offentligt tilgængelige kilder, lovligt anvendte registre eller datasæt, eller kilder der gør det muligt at danne, kontrollere, berige eller validere mulige kontakter.

I nogle tilfælde tages en mulig kontakt ikke fra én færdig liste. Den kan dannes gennem statistisk, kombinatorisk, modelbaseret, tilfældig eller syntetisk generering, herunder på telefon- eller e-mailkontaktniveau.

Når disse metoder anvendes, kan en del af behandlingen være automatiseret. Det betyder, at vi kan bruge algoritmer, softwareværktøjer, søgemetoder, tekniske filtre, statistiske metoder og kunstig intelligens eller teknologier baseret på store sprogmodeller til at danne, identificere, vurdere, kontrollere, rense, berige eller validere kontakter. Den præcise metode afhænger af undersøgelsens karakter og af, hvad der er passende for stikprøven eller kontaktforsøget.

Det betyder, at kontakter ikke altid kommer fra én central permanent database eller ét enkelt register. Forskellige spørgeundersøgelser kan bruge forskellige kontaktgrundlag, metoder til oprettelse af kontakter, logik til kontaktvalidering og kanaler.

3.2 Kontaktforsøg, afslag og undertrykkelseslister

Kontaktoplysninger kan bruges til at foretage et kontaktforsøg, opbygge en stikprøve, vælge en undersøgelseskanal, kontrollere kontaktoplysninger og sikre, at undersøgelsesprocessen er metodisk og operationelt håndterbar.

Brug af kontaktoplysninger til et kontaktforsøg eller en stikprøveproces betyder ikke i sig selv, at en person har tilmeldt sig panelet, eller at vedkommendes oplysninger forbliver i aktiv permanent brug.

Hvis en person afviser at deltage i en bestemt spørgeundersøgelse, behandler vi generelt dette som et afslag for den pågældende undersøgelse og kontakter ikke personen igen om den samme undersøgelse.

Afhængigt af stikprøven, undersøgelsestypen og kontaktkilden kan den samme person senere indgå i stikprøven til en anden spørgeundersøgelse og blive kontaktet i en anden sammenhæng.

Hvis en person beder om ikke at blive kontaktet igen, kan vi opbevare en undertrykkelsesregistrering eller en ingen-kontakt-registrering på en særskilt undertrykkelsesliste. Formålet med denne registrering er ikke yderligere markedsføring eller brug til spørgeundersøgelser, men det modsatte: at respektere personens anmodning og undgå at bruge den samme kontakt til fremtidige invitationer.

Vi kan opbevare undertrykkelsesregistreringer og permanente afslag langsigtet eller på ubestemt tid med det formål at respektere personens klare anmodning om ikke at blive kontaktet igen.

4. Hvorfor vi bruger oplysninger

Vi bruger personoplysninger til at drive websteder, besvare henvendelser og administrere kommunikation.

Vi bruger oplysninger til at oprette og administrere panelkonti, sende invitationer til spørgeundersøgelser via e-mail eller telefon, matche medlemmer med spørgeundersøgelser og vise relevante undersøgelsesoplysninger.

Vi bruger oplysninger til at forberede spørgeundersøgelser, opbygge stikprøver, gennemføre spørgeundersøgelser, kontrollere kvalitet og forhindre dobbeltsvar, automatiseret spam, svig, misbrug eller anden uberettiget brug.

Vi bruger svar på spørgeundersøgelser til at analysere resultater og udarbejde anonymiserede, pseudonymiserede, aggregerede eller på anden måde bearbejdede researchresultater.

Vi bruger oplysninger til at administrere point, belønninger, gavekort, regnskab og andre juridiske forpligtelser.

Vi bruger oplysninger til at holde tjenester sikre, pålidelige og teknisk understøttede.

Vi kan bruge oplysninger til at udvikle tjenester, automatisere arbejde, behandle tekstinput og forbedre arbejdsgange, herunder gennem AI-tjenester, hvor det er passende.

5. Retsgrundlag for behandling

Afhængigt af situationen behandler vi oplysninger på grundlag af samtykke, opfyldelse af en kontrakt, legitim interesse eller en retlig forpligtelse.

For spørgeundersøgelser kan retsgrundlaget afhænge af den specifikke undersøgelse, kunden, undersøgelsens formål og kategorierne af oplysninger.

Hvis en bestemt spørgeundersøgelse eller dataoverførsel kræver klart særskilt samtykke, beder vi om det i den relevante proces.

6. Hvem vi videregiver oplysninger til

Vi bruger databehandlere og tekniske partnere til at levere PollPlaz-tjenester. Disse kan understøtte hosting, kommunikationskanaler, lagring, sikkerhed, analyse, panelteknologi, spørgesystemer, opfyldelse af belønninger, workflowværktøjer og andre tekniske operationer.

En bredere liste over databehandlere og tjenesteudbyderfamilier findes på siden om databehandlere og tjenesteudbydere.

6.1 Kontaktoplysninger og kildeoplysninger leveret af kunden

Hvis en kunde leverer kontaktoplysninger, stikprøveoplysninger eller andre kildeoplysninger til en spørgeundersøgelse, er kunden ansvarlig for den oprindelige brug og overførsel af disse oplysninger til os.

I sådanne tilfælde behandler vi generelt disse oplysninger som databehandler på vegne af kunden og i god tro, baseret på antagelsen om, at kunden har det nødvendige retsgrundlag for at bruge oplysningerne og instruere os i at behandle dem.

Vi bruger oplysninger leveret eller formidlet af kunden kun til at gennemføre den aftalte spørgeundersøgelse, kontaktforsøget, stikprøveprocessen, feltarbejdet eller den tilknyttede arbejdsfase i det omfang, det er nødvendigt for det pågældende projekt.

Vi har generelt ikke en selvstændig praktisk mulighed eller forpligtelse til efterfølgende at gennemgå lovligheden af enhver kundedatakilde i substansen. Vi støtter os i den henseende på kundens rolle og bekræftelser.

6.2 Resultater leveret til kunder

Som hovedregel modtager kunder aggregerede, statistiske, anonymiserede eller på anden måde bearbejdede resultater, hvis normale brug ikke kræver direkte identifikation af en respondent.

Identificerbare respondentoplysninger gives ikke til en kunde uden respondentens klare, specifikke samtykke til denne overførsel eller et andet gyldigt retsgrundlag.

6.3 Tekniske tjenesteudbydere

Vi bruger tekniske tjenesteudbydere og databehandlere, der hjælper med hosting, kommunikation, datalagring, sikkerhed, analyse, arbejdsgange og teknisk levering.

Disse udbydere må kun behandle personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at levere deres tjenester til os, og i overensstemmelse med aftalte instrukser.

6.4 Myndigheder og juridiske krav

Vi kan videregive oplysninger til kompetente myndigheder eller på anden måde, hvor dette er nødvendigt for at overholde loven, beskytte rettigheder eller løse tvister.

7. International databehandling

Oplysninger behandles hovedsageligt i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde.

Nogle tjenesteudbydere kan behandle oplysninger uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde eller bruge koncernressourcer eller kontraktlige ressourcer uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde.

I sådanne tilfælde støtter vi os på udbyderens GDPR-overholdelsesforpligtelser og passende garantier, såsom kontraktlige garantier, tekniske garantier, adgangsbegrænsninger og andre egnede organisatoriske foranstaltninger.

8. Opbevaring af oplysninger

8.1 Kontaktforespørgsler

Forespørgsler sendt via kontaktkanaler videresendes til vores e-mail- eller supportsystemer. Vi opbevarer dem, så længe de er operationelt nødvendige, eller indtil de slettes som led i normal administration af postkasse eller supportsystem.

8.2 Panelkonti og belønninger

Vi opbevarer generelt centrale panelkontooplysninger, indtil medlemmet forlader panelet.

Oplysninger relateret til regnskab, gavekort, betalinger, point, belønninger eller andre finansielle operationer opbevares i den periode, som loven kræver.

8.3 Identificerende undersøgelsesoplysninger

Personoplysninger, der er nødvendige for at gennemføre en spørgeundersøgelse, administrere en stikprøve eller kontrollere kvalitet, opbevares generelt under spørgeundersøgelsen og i kort tid derefter.

Afhængigt af spørgeundersøgelsen, kundekrav eller revisionsbehov kan vi opbevare sådanne oplysninger i op til 3 år efter undersøgelsens afslutning.

8.4 Anonymiserede undersøgelsesoplysninger

Når spørgeskemadata er blevet anonymiseret under efterbehandling, er opbevaringen af disse anonymiserede oplysninger ikke knyttet til en fast opbevaringsperiode for personoplysninger.

8.5 Pseudonymisering, baggrundsoplysninger og analyse

Undersøgelsesoplysninger behandles generelt i pseudonymiseret form. Det betyder, at svar, stikprøveoplysninger og kontaktoplysninger normalt ikke opbevares i ét enkelt analysedatasæt, men administreres i separate systemer, applikationer eller databaser i overensstemmelse med behovene for feltarbejde, kvalitetskontrol, stikprøvestyring og analyse.

Ved analysens begyndelse eller under efterbehandling kan vi berige undersøgelsesoplysninger med baggrundsoplysninger fra stikprøvedatasættet, kundeleverede kildeoplysninger eller andre lovligt anvendte kilder. Dette gøres, så datasættet er analytisk meningsfuldt, metodisk anvendeligt og tilstrækkeligt til at besvare researchspørgsmålet.

Dette betyder ikke, at analysedatasættet omdannes til et identificeret datasæt, eller at svar analyseres sammen med direkte identifikatorer.

Til kvalitetskontrol, revision, feltarbejdskontrol eller sikring af en spørgeundersøgelses pålidelighed kan det i begrænsede tilfælde være muligt at forbinde svar og stikprøvedatasættet på en kontrolleret måde. Denne mulighed er begrænset, formålsbaseret og midlertidig og bruges kun i det omfang, det er nødvendigt for korrekt levering eller kontrol af spørgeundersøgelsen.

I analyse- og rapporteringsfasen bruger vi generelt undersøgelsesresultater i anonymiseret, pseudonymiseret eller identifikatoradskilt form. Resultater, der leveres til kunder, er generelt aggregerede, anonymiserede eller på anden måde bearbejdede, så direkte identifikation af en respondent ikke er mulig ved normal brug.

Hvis identificerbare oplysninger undtagelsesvis skal overføres, sker dette kun på grundlag af klart, specifikt samtykke til denne overførsel eller et andet gyldigt retsgrundlag.

9. Cookies og lignende teknologier

Vi kan bruge cookies, lokal lagring, tracking pixels og lignende teknologier til flere formål, herunder:

• teknisk drift af webstedet og sessionsstyring;
• sikkerhed, forebyggelse af misbrug og registrering af bottrafik;
• forebyggelse af dobbeltsvar, misbrug af spørgeundersøgelser eller gentagne spørgeskemaindsendelser;
• at huske præferencer og forbedre brugervenlighed;
• analyse, måling, forståelse af brugsmønstre og tjenesteudvikling;
• måling af kampagner, evaluering af konverteringer, annoncering eller retargeting, hvor det er relevant;
• aktivering af indlejrede tjenester, tredjepartsintegrationer eller indholdsmoduler.

10. Mindreårige

I nogle spørgeundersøgelser kan vi behandle oplysninger om mindreårige.

Som et generelt princip behandler vi respondenter på 15 år og derover som i stand til selv at beslutte om deltagelse i spørgeundersøgelser.

For respondenter under 15 kræves samtykke fra en juridisk repræsentant, eller undersøgelsen afsluttes, hvis et sådant samtykke ikke er tilgængeligt.

Hvis en spørgeundersøgelse er rettet mod børn, bruger vi passende kontroller og samtykkemekanismer i overensstemmelse med gældende lov.

11. Sikkerhed og fortrolighed

Vi bruger rimelige tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, destruktion, ændring, lækage, hændeligt tab eller misbrug.

Foranstaltninger kan omfatte adgangsbegrænsninger, logning, adskillelse af oplysninger i analysefaser, valg af tjenesteudbydere, sikkerhedsfiltre, sikkerhedskopier og andre pålidelighedsforanstaltninger.

Selvom vi træffer rimelige foranstaltninger for at beskytte oplysninger, kan intet teknisk miljø være helt risikofrit.

12. Kontakt

Hvis du har spørgsmål om behandling af personoplysninger, bedes du skrive til privacy@srvey.eu.

Sidst opdateret: 15 January 2024