Politika privatnosti

Ova politika privatnosti opisuje kako Srvey Group OÜ obrađuje osobne podatke u vezi s uslugom PollPlaz, uključujući internetsku stranicu PollPlaz, online panel, ankete, pozive na ankete, komunikaciju s panelom, tehničku podršku, bodove, nagrade, darovne kartice, provedbu projekata i povezane digitalne usluge.

1. Opće informacije

Voditelj obrade osobnih podataka je Srvey Group OÜ, registarski broj 16894583, registrirana adresa Tihase tn 17a/5, Kristiine linnaosa, 13426 Tallinn, Harju maakond, Estonia.

Ova politika privatnosti objašnjava koje osobne podatke obrađujemo, zašto ih obrađujemo, kome ih možemo otkriti i koliko ih dugo čuvamo.

Ova se politika primjenjuje na PollPlaz kao online istraživački panel temeljen na pozivima. Obuhvaća članstvo u panelu, online ankete, pozive na ankete, upravljanje uzorkom, kontrolu kvalitete, tehnički rad, administraciju nagrada i komunikaciju s članovima panela.

2. Osobni podaci koje obrađujemo

2.1 Podaci prikupljeni putem internetskih stranica i kontaktnih kanala

Možemo obrađivati ime, adresu e-pošte, organizaciju, sadržaj poruke i druge informacije koje nam pružite kada nas kontaktirate.

Možemo obrađivati i tehničke podatke kao što su IP adresa, vrsta preglednika, informacije o uređaju, informacije o kolačićima, zapisnici i podaci povezani sa sigurnošću koje stvaraju sustavi za sprječavanje zlouporabe ili zaštitu od botova.

2.2 Podaci povezani s panelom PollPlaz i sudjelovanjem u anketama

Za upravljanje računom panela možemo obrađivati kontaktne podatke kao što su adresa e-pošte i, kada je potrebno, telefonski broj.

Za provjere dobi, modeliranje uzorka i uparivanje s anketama možemo obrađivati datum rođenja, dob ili dobnu skupinu.

Za modeliranje uzorka i relevantnost ankete možemo obrađivati približne podatke o lokaciji kao što su država, regija, grad, općina, naselje ili četvrt. To se može koristiti za razumijevanje urbanog ili ruralnog statusa i za izradu reprezentativnih uzoraka.

Možemo obrađivati odgovore na ankete, pozadinske podatke, podatke profila, podatke specifične za projekt, bodove, status nagrada, podatke o iskorištavanju darovnih kartica i povijest sudjelovanja.

2.3 Posebne kategorije i osjetljive teme

Ovisno o svrsi ankete, možemo obrađivati informacije o društvenim stavovima ili drugim osjetljivim temama. Ankete mogu sadržavati pitanja o zdravlju, političkim stavovima, etničkom podrijetlu, javnim pitanjima ili drugim područjima koja zahtijevaju dodatnu pažnju.

Takve informacije prikupljamo samo u mjeri potrebnoj za svrhu ankete. U pravilu tijekom analize odvajamo identifikacijske podatke od odgovora na ankete.

Sudjelovanje u anketama je dobrovoljno. Član panela može odlučiti da neće odgovoriti na anketu ili da neće odgovoriti na određeno pitanje.

2.4 Podaci o adresi

Od članova panela obično ne tražimo točnu kućnu adresu tijekom uobičajenih online anketa.

U iznimnim slučajevima možemo obrađivati točne podatke o adresi ako to proizlazi iz metode ankete, ispunjenja nagrade, sprječavanja prijevare ili zakonitog izvora uzorka. Na primjer, to može biti potrebno za poštanske pozive, terenski rad licem u lice ili specifičnu projektnu logistiku.

3. Kako prikupljamo podatke

Podatke prikupljamo izravno od vas kada se pridružite panelu, ispunite obrasce, odgovarate na ankete, iskoristite bodove ili komunicirate s nama.

Podatke prikupljamo automatski putem internetskih stranica, kolačića, zapisnika, sigurnosnih sustava i sustava za ankete.

Podatke možemo primiti od klijenata ili partnera kada nam pruže zakonit uzorak, projektni materijal ili informacije o statusu ankete.

Podatke možemo primiti i od izvršitelja obrade i pružatelja tehničkih usluga uključenih u rad usluge PollPlaz.

3.1 Kako dolazimo do ispitanika

Za dosezanje sudionika anketa možemo koristiti različite izvore kontakata i metode regrutiranja. Oni nisu fiksni niti identični za svaku anketu. Ovise o svrsi ankete, ciljnoj skupini, metodi, uputama klijenta, pravnoj osnovi, kontaktnom kanalu i potrebi za stvaranjem prikladnog i opravdanog uzorka.

Kontaktni podaci ili izvorni podaci koji vode do pokušaja kontakta mogu potjecati iz izvora koje je pružio klijent, javnih izvora, prethodno javno dostupnih izvora, zakonito korištenih registara ili skupova podataka, ili izvora koji omogućuju stvaranje, provjeru, obogaćivanje ili validaciju mogućih kontakata.

U nekim slučajevima mogući kontakt ne preuzima se s jednog gotovog popisa. Može se oblikovati statističkim, kombinacijskim, modelskim, nasumičnim ili sintetičkim generiranjem, uključujući na razini telefonskog ili e-mail kontakta.

Kada se ove metode koriste, dio obrade može biti automatiziran. To znači da možemo koristiti algoritme, softverske alate, metode pretraživanja, tehničke filtre, statističke metode i tehnologije umjetne inteligencije ili velikih jezičnih modela za oblikovanje, identifikaciju, procjenu, provjeru, čišćenje, obogaćivanje ili validaciju kontakata. Točna metoda ovisi o prirodi ankete i o tome što je prikladno za uzorak ili pokušaj kontakta.

To znači da kontakti ne dolaze uvijek iz jedne središnje trajne baze podataka ili jednog registra. Različite ankete mogu koristiti različite kontaktne osnove, metode stvaranja kontakata, logiku validacije kontakata i kanale.

3.2 Pokušaji kontakta, odbijanja i popisi za isključenje

Kontaktni podaci mogu se koristiti za pokušaj kontakta, izradu uzorka, odabir kanala ankete, provjeru kontaktnih informacija i osiguravanje da je postupak ankete metodološki i operativno upravljiv.

Korištenje kontaktnih podataka za pokušaj kontakta ili postupak uzorkovanja samo po sebi ne znači da se osoba pridružila panelu ili da njezini podaci ostaju u aktivnoj trajnoj uporabi.

Ako osoba odbije sudjelovati u određenoj anketi, općenito to tretiramo kao odbijanje za tu anketu i ne kontaktiramo je ponovno za istu anketu.

Ovisno o uzorku, vrsti ankete i izvoru kontakta, ista se osoba kasnije može pojaviti u uzorku druge ankete i biti kontaktirana u drugom kontekstu.

Ako osoba zatraži da je više ne kontaktiramo, možemo čuvati zapis o isključenju ili zapis "ne kontaktirati" na zasebnom popisu za isključenje. Svrha tog zapisa nije daljnji marketing ili korištenje u anketama, nego suprotno: poštovati zahtjev osobe i izbjeći korištenje istog kontakta za buduće pozive.

Zapise o isključenju i trajnom odbijanju možemo čuvati dugoročno ili neodređeno radi poštovanja jasnog zahtjeva osobe da je se više ne kontaktira.

4. Zašto koristimo podatke

Osobne podatke koristimo za rad internetskih stranica, odgovaranje na zahtjeve i upravljanje komunikacijom.

Podatke koristimo za stvaranje i upravljanje računima panela, slanje poziva na ankete e-poštom ili telefonom, uparivanje članova s anketama i prikaz relevantnih informacija o anketama.

Podatke koristimo za pripremu anketa, izradu uzoraka, provedbu anketa, provjeru kvalitete i sprječavanje duplikata odgovora, automatiziranog spama, prijevare, zlouporabe ili druge nepravilne uporabe.

Odgovore na ankete koristimo za analizu rezultata i pripremu anonimiziranih, pseudonimiziranih, agregiranih ili na drugi način pripremljenih istraživačkih izlaza.

Podatke koristimo za upravljanje bodovima, nagradama, darovnim karticama, računovodstvom i drugim zakonskim obvezama.

Podatke koristimo kako bismo usluge održavali sigurnima, pouzdanima i tehnički podržanima.

Podatke možemo koristiti za razvoj usluga, automatizaciju rada, obradu tekstualnog unosa i poboljšanje tijekova rada, uključujući putem AI usluga kada je prikladno.

5. Pravne osnove obrade

Ovisno o situaciji, podatke obrađujemo na temelju privole, izvršenja ugovora, legitimnog interesa ili zakonske obveze.

Za ankete pravna osnova može ovisiti o konkretnoj anketi, klijentu, svrsi ankete i kategorijama podataka.

Ako određena anketa ili prijenos podataka zahtijeva jasnu zasebnu privolu, tražimo je u relevantnom postupku.

6. Kome otkrivamo podatke

Koristimo izvršitelje obrade i tehničke partnere za pružanje usluga PollPlaz. Oni mogu podržavati hosting, komunikacijske kanale, pohranu, sigurnost, analitiku, tehnologiju panela, sustave za ankete, ispunjenje nagrada, alate za tijek rada i druge tehničke operacije.

Širi popis izvršitelja obrade i skupina pružatelja usluga dostupan je na stranici izvršitelja obrade i pružatelja usluga.

6.1 Kontaktni podaci i izvorni podaci koje pruža klijent

Ako klijent pruži kontaktne podatke, podatke uzorka ili druge izvorne podatke za anketu, klijent je odgovoran za izvornu uporabu i prijenos tih podataka nama.

U takvim slučajevima te podatke općenito obrađujemo kao izvršitelj obrade u ime klijenta i u dobroj vjeri, na temelju pretpostavke da klijent ima potrebnu pravnu osnovu za korištenje podataka i davanje uputa nama za njihovu obradu.

Podatke koje je pružio ili posredovao klijent koristimo samo za provedbu dogovorene ankete, pokušaja kontakta, postupka uzorkovanja, terenskog rada ili povezane faze rada u mjeri potrebnoj za taj projekt.

Općenito nemamo neovisnu praktičnu mogućnost ili obvezu naknadno sadržajno provjeravati zakonitost svakog izvora podataka klijenta. U tom se pogledu oslanjamo na ulogu i potvrde klijenta.

6.2 Rezultati dostavljeni klijentima

Kao opće pravilo, klijenti primaju agregirane, statističke, anonimizirane ili na drugi način pripremljene rezultate čija uobičajena uporaba ne zahtijeva izravnu identifikaciju ispitanika.

Identificirajući podaci ispitanika ne dostavljaju se klijentu bez jasne, specifične privole ispitanika za taj prijenos ili druge valjane pravne osnove.

6.3 Pružatelji tehničkih usluga

Koristimo pružatelje tehničkih usluga i izvršitelje obrade koji pomažu s hostingom, komunikacijom, pohranom podataka, sigurnošću, analitikom, tijekovima rada i tehničkom isporukom.

Ti pružatelji mogu obrađivati osobne podatke samo u mjeri potrebnoj za pružanje svojih usluga nama i prema dogovorenim uputama.

6.4 Tijela vlasti i zakonski zahtjevi

Podatke možemo otkriti nadležnim tijelima ili na drugi način kada je to potrebno radi poštovanja zakona, zaštite prava ili rješavanja sporova.

7. Međunarodna obrada podataka

Podaci se obrađuju uglavnom u Europskom gospodarskom prostoru.

Neki pružatelji usluga mogu obrađivati podatke izvan Europskog gospodarskog prostora ili koristiti grupne ili ugovorne resurse izvan Europskog gospodarskog prostora.

U takvim slučajevima oslanjamo se na obveze pružatelja u pogledu usklađenosti s GDPR-om i odgovarajuće zaštitne mjere, kao što su ugovorne zaštitne mjere, tehničke zaštitne mjere, ograničenja pristupa i druge prikladne organizacijske mjere.

8. Čuvanje podataka

8.1 Kontaktni zahtjevi

Zahtjevi poslani putem kontaktnih kanala prosljeđuju se u naše sustave e-pošte ili podrške. Čuvamo ih dok su operativno potrebni ili dok se ne izbrišu kao dio uobičajenog upravljanja poštanskim sandučićem ili sustavom podrške.

8.2 Računi panela i nagrade

Osnovne podatke računa panela općenito čuvamo dok član ne napusti panel.

Podaci povezani s računovodstvom, darovnim karticama, plaćanjima, bodovima, nagradama ili drugim financijskim operacijama čuvaju se tijekom razdoblja propisanog zakonom.

8.3 Identificirajući podaci ankete

Osobni podaci potrebni za provedbu ankete, upravljanje uzorkom ili provjeru kvalitete općenito se čuvaju tijekom ankete i kratko nakon nje.

Ovisno o anketi, zahtjevima klijenta ili potrebama revizije, takve podatke možemo čuvati do 3 godine nakon završetka ankete.

8.4 Anonimizirani podaci ankete

Kada su podaci upitnika ankete anonimizirani tijekom naknadne obrade, čuvanje tih anonimiziranih podataka nije vezano uz fiksno razdoblje čuvanja osobnih podataka.

8.5 Pseudonimizacija, pozadinske informacije i analiza

Podaci ankete općenito se obrađuju u pseudonimiziranom obliku. To znači da se odgovori, podaci uzorka i kontaktni podaci obično ne čuvaju u jednom jedinstvenom analitičkom skupu podataka, nego se njima upravlja u zasebnim sustavima, aplikacijama ili bazama podataka prema potrebama terenskog rada, kontrole kvalitete, upravljanja uzorkom i analize.

Na početku analize ili tijekom naknadne obrade možemo obogatiti podatke ankete pozadinskim informacijama iz skupa podataka uzorka, izvornih podataka koje je pružio klijent ili drugih zakonito korištenih izvora. To se čini kako bi skup podataka bio analitički smislen, metodološki upotrebljiv i dovoljan za odgovor na istraživačko pitanje.

To ne znači da se analitički skup podataka pretvara u identificirani skup podataka ili da se odgovori analiziraju zajedno s izravnim identifikatorima.

Za kontrolu kvalitete, reviziju, provjere terenskog rada ili osiguravanje pouzdanosti ankete, u ograničenim slučajevima može biti moguće kontrolirano povezati odgovore i skup podataka uzorka. Ta je mogućnost ograničena, utemeljena na svrsi i privremena te se koristi samo u mjeri potrebnoj za pravilnu isporuku ili kontrolu ankete.

U fazi analize i izvještavanja rezultate ankete općenito koristimo u anonimiziranom, pseudonimiziranom ili od identifikatora odvojenom obliku. Rezultati dostavljeni klijentima općenito su agregirani, anonimizirani ili na drugi način pripremljeni tako da izravna identifikacija ispitanika nije moguća pri uobičajenoj uporabi.

Ako se identificirajući podaci moraju prenijeti u iznimnom slučaju, to se čini samo na temelju jasne, specifične privole za taj prijenos ili druge valjane pravne osnove.

9. Kolačići i slične tehnologije

Možemo koristiti kolačiće, lokalnu pohranu, piksele za praćenje i slične tehnologije u više svrha, uključujući:

• tehnički rad internetske stranice i upravljanje sesijom;
• sigurnost, sprječavanje zlouporabe i otkrivanje prometa botova;
• sprječavanje duplikata odgovora, zlouporabe ankete ili ponovljenih slanja upitnika;
• pamćenje postavki i poboljšanje upotrebljivosti;
• analitiku, mjerenje, razumijevanje obrazaca uporabe i razvoj usluga;
• mjerenje kampanja, procjenu konverzija, oglašavanje ili ponovno ciljanje kada je primjenjivo;
• omogućavanje ugrađenih usluga, integracija trećih strana ili modula sadržaja.

10. Maloljetnici

U nekim anketama možemo obrađivati podatke o maloljetnicima.

Kao opće načelo, ispitanike u dobi od 15 i više godina smatramo sposobnima da sami odluče o sudjelovanju u anketi.

Za ispitanike mlađe od 15 godina potrebna je privola zakonskog zastupnika ili se anketa završava ako takva privola nije dostupna.

Ako je anketa usmjerena na djecu, koristimo prikladne provjere i mehanizme privole prema primjenjivom zakonu.

11. Sigurnost i povjerljivost

Koristimo razumne tehničke i organizacijske mjere za zaštitu osobnih podataka od neovlaštenog pristupa, uništenja, izmjene, curenja, slučajnog gubitka ili zlouporabe.

Mjere mogu uključivati ograničenja pristupa, zapisivanje, odvajanje podataka tijekom faza analize, odabir pružatelja usluga, sigurnosne filtre, sigurnosne kopije i druge mjere pouzdanosti.

Iako poduzimamo razumne korake za zaštitu podataka, nijedno tehničko okruženje ne može biti potpuno bez rizika.

12. Kontakt

Ako imate pitanja o obradi osobnih podataka, pišite na privacy@srvey.eu.

Zadnje ažurirano: 15 January 2024