Tietosuojakäytäntö
Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa, miten Srvey Group OÜ käsittelee henkilötietoja PollPlazin yhteydessä, mukaan lukien PollPlaz-verkkosivusto, verkkopaneeli, kyselyt, kyselykutsut, paneeliviestintä, tekninen tuki, pisteet, palkkiot, lahjakortit, projektien toteutus ja niihin liittyvät digitaaliset palvelut.
1. Yleiset tiedot
Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Srvey Group OÜ, rekisterikoodi 16894583, rekisteröity osoite Tihase tn 17a/5, Kristiine linnaosa, 13426 Tallinn, Harju maakond, Estonia.
Tämä tietosuojakäytäntö selittää, mitä henkilötietoja käsittelemme, miksi käsittelemme niitä, kenelle voimme luovuttaa niitä ja kuinka kauan säilytämme niitä.
Tätä käytäntöä sovelletaan PollPlaziin kutsupohjaisena verkkotutkimuspaneelina. Se kattaa paneelijäsenyyden, verkkokyselyt, kyselykutsut, otannan hallinnan, laadunvalvonnan, teknisen toiminnan, palkkioiden hallinnoinnin ja viestinnän paneelijäsenten kanssa.
2. Käsittelemämme henkilötiedot
2.1 Verkkosivustojen ja yhteydenottokanavien kautta kerätyt tiedot
Voimme käsitellä nimeä, sähköpostiosoitetta, organisaatiota, viestin sisältöä ja muita tietoja, jotka annat ottaessasi meihin yhteyttä.
Voimme käsitellä myös teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, selaintyyppiä, laitetietoja, evästetietoja, lokeja ja väärinkäytösten estoon tai bottisuojaukseen liittyvien järjestelmien tuottamia turvallisuuteen liittyviä tietoja.
2.2 PollPlaz-paneeliin ja kyselyihin osallistumiseen liittyvät tiedot
Paneelitilin hallintaa varten voimme käsitellä yhteystietoja, kuten sähköpostiosoitetta ja tarvittaessa puhelinnumeroa.
Ikätarkistuksia, otantamallinnusta ja kyselyihin kohdentamista varten voimme käsitellä syntymäaikaa, ikää tai ikäryhmää.
Otantamallinnusta ja kyselyiden osuvuutta varten voimme käsitellä likimääräisiä sijaintitietoja, kuten maata, aluetta, kaupunkia, kuntaa, asutustaajamaa tai kaupunginosaa. Näitä voidaan käyttää kaupunki- tai maaseutuaseman ymmärtämiseen ja edustavien otosten muodostamiseen.
Voimme käsitellä kyselyvastauksia, taustatietoja, profiilitietoja, projektikohtaisia tietoja, pisteitä, palkkiotilannetta, lahjakorttien lunastustietoja ja osallistumishistoriaa.
2.3 Erityiset henkilötietoryhmät ja arkaluonteiset aiheet
Kyselyn tarkoituksesta riippuen voimme käsitellä tietoja sosiaalisista asenteista tai muista arkaluonteisista aiheista. Kyselyissä voidaan kysyä terveydestä, poliittisista näkemyksistä, etnisestä taustasta, yhteiskunnallisista kysymyksistä tai muista alueista, jotka vaativat erityistä huolellisuutta.
Keräämme tällaisia tietoja vain siinä laajuudessa kuin kyselyn tarkoitus edellyttää. Pääsääntöisesti erotamme tunnistetiedot kyselyvastauksista analyysin aikana.
Kyselyihin osallistuminen on vapaaehtoista. Paneelijäsen voi päättää olla vastaamatta kyselyyn tai yksittäiseen kysymykseen.
2.4 Osoitetiedot
Emme tavallisesti pyydä paneelijäseniltä tarkkaa kotiosoitetta tavanomaisten verkkokyselyiden aikana.
Poikkeustapauksissa voimme käsitellä tarkkoja osoitetietoja, jos tämä johtuu kyselymenetelmästä, palkkion toimittamisesta, petosten estämisestä tai laillisesta otantalähteestä. Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi postikutsuja, kasvokkain tehtävää kenttätyötä tai tiettyä projektin logistiikkaa varten.
3. Miten keräämme tietoja
Keräämme tietoja suoraan sinulta, kun liityt paneeliin, täytät lomakkeita, vastaat kyselyihin, lunastat pisteitä tai viestit kanssamme.
Keräämme tietoja automaattisesti verkkosivustojen, evästeiden, lokien, turvallisuusjärjestelmien ja kyselyjärjestelmien kautta.
Voimme saada tietoja asiakkailta tai kumppaneilta, kun he toimittavat laillisen otoksen, projektimateriaalia tai kyselyn tilatietoja.
Voimme saada tietoja myös henkilötietojen käsittelijöiltä ja teknisiltä palveluntarjoajilta, jotka osallistuvat PollPlazin toimintaan.
3.1 Miten tavoitamme vastaajia
Kyselyosallistujien tavoittamiseen voimme käyttää erilaisia yhteystietolähteitä ja rekrytointimenetelmiä. Ne eivät ole kiinteitä eivätkä samoja jokaisessa kyselyssä. Ne riippuvat kyselyn tarkoituksesta, kohderyhmästä, menetelmästä, asiakastoimeksiannosta, oikeusperusteesta, yhteydenottokanavasta sekä tarpeesta luoda asianmukainen ja perusteltu otos.
Yhteystiedot tai yhteydenottoyritykseen johtavat lähdetiedot voivat olla peräisin asiakkaan toimittamista lähteistä, julkisista lähteistä, aiemmin julkisesti saatavilla olleista lähteistä, laillisesti käytetyistä rekistereistä tai tietoaineistoista taikka lähteistä, joiden avulla mahdollisia yhteystietoja voidaan muodostaa, tarkistaa, rikastaa tai validoida.
Joissakin tapauksissa mahdollista yhteystietoa ei oteta yhdestä valmiista luettelosta. Se voidaan muodostaa tilastollisen, yhdistelyyn perustuvan, mallipohjaisen, satunnaisen tai synteettisen tuottamisen avulla, mukaan lukien puhelin- tai sähköpostiyhteystasolla.
Kun näitä menetelmiä käytetään, osa käsittelystä voi olla automatisoitua. Tämä tarkoittaa, että voimme käyttää algoritmeja, ohjelmistotyökaluja, hakumenetelmiä, teknisiä suodattimia, tilastollisia menetelmiä sekä tekoäly- tai suurten kielimallien teknologioita yhteystietojen muodostamiseen, tunnistamiseen, arviointiin, tarkistamiseen, puhdistamiseen, rikastamiseen tai validointiin. Tarkka menetelmä riippuu kyselyn luonteesta ja siitä, mikä on otoksen tai yhteydenottoyrityksen kannalta asianmukaista.
Tämä tarkoittaa, että yhteystiedot eivät aina ole peräisin yhdestä keskitetystä pysyvästä tietokannasta tai yhdestä yksittäisestä rekisteristä. Eri kyselyissä voidaan käyttää eri yhteystietopohjia, yhteystietojen luontimenetelmiä, yhteystietojen validointilogiikkaa ja kanavia.
3.2 Yhteydenottoyritykset, kieltäytymiset ja estolistat
Yhteystietoja voidaan käyttää yhteydenottoyrityksen tekemiseen, otoksen muodostamiseen, kyselykanavan valitsemiseen, yhteystietojen tarkistamiseen ja sen varmistamiseen, että kyselyprosessi on metodologisesti ja operatiivisesti hallittavissa.
Yhteystietojen käyttäminen yhteydenottoyritykseen tai otosprosessiin ei itsessään tarkoita, että henkilö olisi liittynyt paneeliin tai että hänen tietonsa jäävät aktiiviseen pysyvään käyttöön.
Jos henkilö kieltäytyy osallistumasta tiettyyn kyselyyn, käsittelemme tätä yleensä kieltäytymisenä kyseisestä kyselystä emmekä ota häneen uudelleen yhteyttä samaa kyselyä varten.
Otoksen, kyselytyypin ja yhteystietolähteen mukaan sama henkilö voi myöhemmin esiintyä toisen kyselyn otoksessa ja häneen voidaan ottaa yhteyttä eri asiayhteydessä.
Jos henkilö pyytää, ettei häneen oteta uudelleen yhteyttä, voimme säilyttää estomerkinnän tai ei yhteyttä -merkinnän erillisessä estolistassa. Tämän merkinnän tarkoitus ei ole myöhempi markkinointi tai kyselykäyttö, vaan päinvastoin henkilön pyynnön kunnioittaminen ja saman yhteystiedon käyttämisen välttäminen tulevissa kutsuissa.
Voimme säilyttää estomerkintöjä ja pysyviä kieltäytymismerkintöjä pitkäaikaisesti tai toistaiseksi, jotta voimme kunnioittaa henkilön selvää pyyntöä olla tulematta uudelleen kontaktoiduksi.
4. Miksi käytämme tietoja
Käytämme henkilötietoja verkkosivustojen ylläpitämiseen, pyyntöihin vastaamiseen ja viestinnän hallintaan.
Käytämme tietoja paneelitilien luomiseen ja hallintaan, kyselykutsujen lähettämiseen sähköpostitse tai puhelimitse, jäsenten kohdentamiseen kyselyihin ja asiaankuuluvien kyselytietojen näyttämiseen.
Käytämme tietoja kyselyiden valmisteluun, otosten muodostamiseen, kyselyiden toteuttamiseen, laadun tarkistamiseen ja päällekkäisten vastausten, automatisoidun roskapostin, petosten, väärinkäytösten tai muun luvattoman käytön estämiseen.
Käytämme kyselyvastauksia tulosten analysointiin ja anonymisoitujen, pseudonymisoitujen, yhdistettyjen tai muuten valmisteltujen tutkimustuotosten laatimiseen.
Käytämme tietoja pisteiden, palkkioiden, lahjakorttien, kirjanpidon ja muiden lakisääteisten velvoitteiden hallintaan.
Käytämme tietoja palveluiden turvallisuuden, luotettavuuden ja teknisen tuen varmistamiseen.
Voimme käyttää tietoja palveluiden kehittämiseen, työn automatisointiin, tekstisyötteiden käsittelyyn ja työnkulkujen parantamiseen, mukaan lukien soveltuvin osin tekoälypalveluiden avulla.
5. Käsittelyn oikeusperusteet
Tilanteesta riippuen käsittelemme tietoja suostumuksen, sopimuksen täytäntöönpanon, oikeutetun edun tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.
Kyselyissä oikeusperuste voi riippua tietystä kyselystä, asiakkaasta, kyselyn tarkoituksesta ja tietoryhmistä.
Jos tietty kysely tai tiedonsiirto edellyttää selvää erillistä suostumusta, pyydämme sitä kyseisessä prosessissa.
6. Kenelle luovutamme tietoja
Käytämme henkilötietojen käsittelijöitä ja teknisiä kumppaneita PollPlaz-palveluiden tuottamiseen. Ne voivat tukea hosting-palveluita, viestintäkanavia, tallennusta, turvallisuutta, analytiikkaa, paneeliteknologiaa, kyselyjärjestelmiä, palkkioiden toteutusta, työnkulkutyökaluja ja muuta teknistä toimintaa.
Laajempi luettelo henkilötietojen käsittelijöistä ja palveluntarjoajaryhmistä on saatavilla henkilötietojen käsittelijöiden ja palveluntarjoajien sivulla.
6.1 Asiakkaan toimittamat yhteystiedot ja lähdetiedot
Jos asiakas toimittaa yhteystietoja, otantatietoja tai muita lähdetietoja kyselyä varten, asiakas vastaa kyseisten tietojen alkuperäisestä käytöstä ja siirtämisestä meille.
Tällaisissa tapauksissa käsittelemme näitä tietoja yleensä henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan puolesta ja vilpittömässä mielessä sen oletuksen perusteella, että asiakkaalla on tarvittava oikeusperuste tietojen käyttämiseen ja meidän ohjeistamiseemme niiden käsittelyssä.
Käytämme asiakkaan toimittamia tai asiakkaan välittämiä tietoja vain sovitun kyselyn, yhteydenottoyrityksen, otosprosessin, kenttätyön tai siihen liittyvän työvaiheen toteuttamiseen siinä laajuudessa kuin kyseinen projekti edellyttää.
Meillä ei yleensä ole itsenäistä käytännön mahdollisuutta tai velvollisuutta tarkistaa jälkikäteen jokaisen asiakkaan tietolähteen lainmukaisuutta sisällöllisesti. Luotamme tässä suhteessa asiakkaan rooliin ja vahvistuksiin.
6.2 Asiakkaille toimitettavat tulokset
Pääsääntöisesti asiakkaat saavat yhdistettyjä, tilastollisia, anonymisoituja tai muuten valmisteltuja tuloksia, joiden tavanomainen käyttö ei edellytä vastaajan suoraa tunnistamista.
Tunnistettavia vastaajatietoja ei toimiteta asiakkaalle ilman vastaajan selvää, nimenomaista suostumusta kyseiseen siirtoon tai muuta pätevää oikeusperustetta.
6.3 Tekniset palveluntarjoajat
Käytämme teknisiä palveluntarjoajia ja henkilötietojen käsittelijöitä, jotka auttavat hosting-palveluissa, viestinnässä, tietojen tallennuksessa, turvallisuudessa, analytiikassa, työnkuluissa ja teknisessä toimituksessa.
Nämä palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen heidän palveluidensa tuottamiseksi meille ja sovittujen ohjeiden mukaisesti.
6.4 Viranomaiset ja lakisääteiset vaatimukset
Voimme luovuttaa tietoja toimivaltaisille viranomaisille tai muutoin silloin, kun se on tarpeen lain noudattamiseksi, oikeuksien suojaamiseksi tai riitojen ratkaisemiseksi.
7. Kansainvälinen tietojenkäsittely
Tietoja käsitellään pääasiassa Euroopan talousalueella.
Jotkut palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella tai käyttää konsernin tai sopimuspohjaisia resursseja Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Tällaisissa tapauksissa tukeudumme palveluntarjoajan GDPR-vaatimustenmukaisuutta koskeviin sitoumuksiin ja asianmukaisiin suojatoimiin, kuten sopimuksellisiin suojatoimiin, teknisiin suojatoimiin, käyttöoikeuksien rajoituksiin ja muihin soveltuviin organisatorisiin toimenpiteisiin.
8. Tietojen säilyttäminen
8.1 Yhteydenottopyynnöt
Yhteydenottokanavien kautta lähetetyt pyynnöt välitetään sähköposti- tai tukijärjestelmiimme. Säilytämme niitä niin kauan kuin ne ovat operatiivisesti tarpeen tai kunnes ne poistetaan osana tavanomaista sähköposti- tai tukijärjestelmän hallintaa.
8.2 Paneelitilit ja palkkiot
Säilytämme yleensä paneelitilin ydintiedot siihen asti, kun jäsen poistuu paneelista.
Kirjanpitoon, lahjakortteihin, maksuihin, pisteisiin, palkkioihin tai muuhun taloudelliseen toimintaan liittyviä tietoja säilytetään lain edellyttämän ajan.
8.3 Tunnistavat kyselytiedot
Kyselyn toteuttamiseen, otoksen hallintaan tai laadun tarkistamiseen tarvittavia henkilötietoja säilytetään yleensä kyselyn aikana ja lyhyen ajan sen jälkeen.
Kyselystä, asiakkaan vaatimuksista tai auditointitarpeista riippuen voimme säilyttää tällaisia tietoja enintään 3 vuotta kyselyn päättymisen jälkeen.
8.4 Anonymisoidut kyselytiedot
Kun kyselylomakkeen tiedot on anonymisoitu jälkikäsittelyn aikana, näiden anonymisoitujen tietojen säilyttäminen ei ole sidottu kiinteään henkilötietojen säilytysaikaan.
8.5 Pseudonymisointi, taustatiedot ja analyysi
Kyselytietoja käsitellään yleensä pseudonymisoidussa muodossa. Tämä tarkoittaa, että vastauksia, otantatietoja ja yhteystietoja ei tavallisesti säilytetä yhdessä analyysiaineistossa, vaan niitä hallitaan erillisissä järjestelmissä, sovelluksissa tai tietokannoissa kenttätyön, laadunvalvonnan, otannan hallinnan ja analyysin tarpeiden mukaisesti.
Analyysin alussa tai jälkikäsittelyn aikana voimme rikastaa kyselytietoja taustatiedoilla, jotka ovat peräisin otanta-aineistosta, asiakkaan toimittamista lähdetiedoista tai muista laillisesti käytetyistä lähteistä. Tämä tehdään, jotta aineisto olisi analyyttisesti merkityksellinen, metodologisesti käyttökelpoinen ja riittävä tutkimuskysymykseen vastaamiseksi.
Tämä ei tarkoita, että analyysiaineisto muutettaisiin tunnistetuksi aineistoksi tai että vastauksia analysoitaisiin yhdessä suorien tunnisteiden kanssa.
Laadunvalvontaa, auditointia, kenttätyön tarkistuksia tai kyselyn luotettavuuden varmistamista varten voi rajoitetuissa tapauksissa olla mahdollista yhdistää vastaukset ja otanta-aineisto hallitulla tavalla. Tämä mahdollisuus on rajattu, tarkoitussidonnainen ja väliaikainen, ja sitä käytetään vain siinä laajuudessa kuin asianmukainen kyselyn toteutus tai valvonta edellyttää.
Analyysi- ja raportointivaiheessa käytämme kyselytuloksia yleensä anonymisoidussa, pseudonymisoidussa tai tunnisteista erotetussa muodossa. Asiakkaille toimitettavat tulokset ovat yleensä yhdistettyjä, anonymisoituja tai muuten valmisteltuja siten, ettei vastaajan suora tunnistaminen ole mahdollista tavanomaisessa käytössä.
Jos tunnistettavia tietoja on poikkeustapauksessa siirrettävä, tämä tehdään vain kyseistä siirtoa koskevan selvän, nimenomaisen suostumuksen tai muun pätevän oikeusperusteen perusteella.
9. Evästeet ja vastaavat teknologiat
Voimme käyttää evästeitä, paikallista tallennusta, seurantapikseleitä ja vastaavia teknologioita useisiin tarkoituksiin, kuten:
- verkkosivuston tekninen toiminta ja istuntojen hallinta;
- turvallisuus, väärinkäytösten estäminen ja bottiliikenteen tunnistaminen;
- päällekkäisten vastausten, kyselyiden väärinkäytön tai toistuvien kyselylomakkeen lähetysten estäminen;
- asetusten muistaminen ja käytettävyyden parantaminen;
- analytiikka, mittaus, käyttötapojen ymmärtäminen ja palveluiden kehittäminen;
- kampanjoiden mittaaminen, konversioiden arviointi, mainonta tai uudelleenkohdentaminen soveltuvin osin;
- upotettujen palveluiden, kolmansien osapuolten integraatioiden tai sisältömoduulien mahdollistaminen.
10. Alaikäiset
Joissakin kyselyissä voimme käsitellä alaikäisiä koskevia tietoja.
Yleisenä periaatteena pidämme vähintään 15-vuotiaita vastaajia kykenevinä päättämään itse kyselyyn osallistumisesta.
Alle 15-vuotiailta vastaajilta edellytetään laillisen edustajan suostumusta, tai kysely päätetään, jos tällaista suostumusta ei ole saatavilla.
Jos kysely on suunnattu lapsille, käytämme soveltuvia tarkistuksia ja suostumusmekanismeja sovellettavan lain mukaisesti.
11. Turvallisuus ja luottamuksellisuus
Käytämme kohtuullisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, tuhoamiselta, muuttamiselta, vuotamiselta, vahingossa tapahtuvalta menetykseltä tai väärinkäytöltä.
Toimenpiteisiin voi sisältyä käyttöoikeusrajoituksia, lokitusta, tietojen erottelua analyysivaiheissa, palveluntarjoajien valintaa, turvasuodattimia, varmuuskopioita ja muita luotettavuustoimenpiteitä.
Vaikka ryhdymme kohtuullisiin toimiin tietojen suojaamiseksi, mikään tekninen ympäristö ei voi olla täysin riskitön.
12. Yhteystiedot
Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojen käsittelystä, kirjoita osoitteeseen privacy@srvey.eu.
Viimeksi päivitetty: 15 January 2024