PollPlaz

Informativa sulla privacy

Questa informativa sulla privacy descrive come Srvey Group OÜ tratta i dati personali in relazione a PollPlaz, inclusi il sito web PollPlaz, il panel online, i sondaggi, gli inviti ai sondaggi, le comunicazioni con il panel, il supporto tecnico, i punti, i premi, le carte regalo, la consegna dei progetti e i relativi servizi digitali.

1. Informazioni generali

Il titolare del trattamento dei dati personali è Srvey Group OÜ, codice di registro 16894583, con sede legale in Tihase tn 17a/5, Kristiine linnaosa, 13426 Tallinn, Harju maakond, Estonia.

Questa informativa sulla privacy spiega quali dati personali trattiamo, perché li trattiamo, a chi possiamo comunicarli e per quanto tempo li conserviamo.

Questa informativa si applica a PollPlaz come panel di ricerca online basato su invito. Copre l'iscrizione al panel, i sondaggi online, gli inviti ai sondaggi, la gestione dei campioni, il controllo qualità, il funzionamento tecnico, l'amministrazione dei premi e la comunicazione con i membri del panel.

2. Dati personali che trattiamo

2.1 Dati raccolti tramite siti web e canali di contatto

Possiamo trattare nome, indirizzo email, organizzazione, contenuto del messaggio e altre informazioni che fornisci quando ci contatti.

Possiamo inoltre trattare dati tecnici come indirizzo IP, tipo di browser, informazioni sul dispositivo, informazioni sui cookie, log e dati relativi alla sicurezza creati da sistemi anti-abuso o di protezione dai bot.

2.2 Dati relativi al panel PollPlaz e alla partecipazione ai sondaggi

Per la gestione dell'account del panel, possiamo trattare dati di contatto come indirizzo email e, ove necessario, numero di telefono.

Per verifiche dell'età, modellazione dei campioni e abbinamento ai sondaggi, possiamo trattare data di nascita, età o fascia di età.

Per la modellazione dei campioni e la pertinenza dei sondaggi, possiamo trattare dati di localizzazione approssimativi come paese, regione, città, comune, località o distretto. Questi dati possono essere usati per comprendere lo stato urbano o rurale e per costruire campioni rappresentativi.

Possiamo trattare risposte ai sondaggi, dati di contesto, dati di profilo, dati specifici del progetto, punti, stato dei premi, dati di riscatto delle carte regalo e cronologia di partecipazione.

2.3 Categorie particolari e temi sensibili

A seconda dello scopo di un sondaggio, possiamo trattare informazioni su atteggiamenti sociali o altri temi sensibili. I sondaggi possono porre domande su salute, opinioni politiche, origine etnica, questioni pubbliche o altre aree che richiedono particolare attenzione.

Raccogliamo tali informazioni solo nella misura necessaria per lo scopo del sondaggio. Di norma, separiamo i dati identificativi dalle risposte ai sondaggi durante l'analisi.

La partecipazione ai sondaggi è volontaria. Un membro del panel può scegliere di non rispondere a un sondaggio o di non rispondere a una specifica domanda.

2.4 Dati di indirizzo

Normalmente non chiediamo ai membri del panel un indirizzo di casa esatto durante i normali sondaggi online.

In casi eccezionali, possiamo trattare dati di indirizzo esatti se ciò deriva dal metodo del sondaggio, dall'erogazione del premio, dalla prevenzione delle frodi o da una fonte di campione lecita. Ad esempio, ciò può essere necessario per inviti postali, rilevazioni faccia a faccia o specifiche esigenze logistiche del progetto.

3. Come raccogliamo i dati

Raccogliamo dati direttamente da te quando ti iscrivi al panel, compili moduli, rispondi a sondaggi, riscatti punti o comunichi con noi.

Raccogliamo dati automaticamente tramite siti web, cookie, log, sistemi di sicurezza e sistemi di sondaggio.

Possiamo ricevere dati da clienti o partner quando forniscono un campione lecito, materiali di progetto o informazioni sullo stato del sondaggio.

Possiamo inoltre ricevere dati da responsabili del trattamento e fornitori di servizi tecnici coinvolti nel funzionamento di PollPlaz.

3.1 Come raggiungiamo i rispondenti

Per raggiungere i partecipanti ai sondaggi, possiamo usare diverse fonti di contatto e metodi di reclutamento. Questi non sono fissi né identici per ogni sondaggio. Dipendono dallo scopo del sondaggio, dal gruppo target, dal metodo, dal brief del cliente, dalla base giuridica, dal canale di contatto e dalla necessità di creare un campione appropriato e giustificato.

I dati di contatto o i dati di fonte che portano a un tentativo di contatto possono provenire da fonti fornite dal cliente, fonti pubbliche, fonti precedentemente disponibili al pubblico, registri o dataset usati lecitamente, oppure fonti che consentono di formare, controllare, arricchire o validare possibili contatti.

In alcuni casi, un possibile contatto non viene preso da un unico elenco già pronto. Può essere formato tramite generazione statistica, combinatoria, basata su modelli, casuale o sintetica, anche a livello di contatto telefonico o email.

Quando questi metodi vengono usati, parte del trattamento può essere automatizzata. Ciò significa che possiamo usare algoritmi, strumenti software, metodi di ricerca, filtri tecnici, metodi statistici e tecnologie di intelligenza artificiale o di large language model per formare, identificare, valutare, controllare, pulire, arricchire o validare contatti. Il metodo esatto dipende dalla natura del sondaggio e da ciò che è appropriato per il campione o il tentativo di contatto.

Ciò significa che i contatti non provengono sempre da un unico database centrale permanente o da un unico registro. Sondaggi diversi possono usare diverse basi di contatto, metodi di creazione dei contatti, logiche di validazione dei contatti e canali.

3.2 Tentativi di contatto, rifiuti ed elenchi di esclusione

I dati di contatto possono essere usati per effettuare un tentativo di contatto, costruire un campione, scegliere un canale di sondaggio, controllare le informazioni di contatto e assicurare che il processo di sondaggio sia gestibile dal punto di vista metodologico e operativo.

L'uso dei dati di contatto per un tentativo di contatto o un processo di campionamento non significa di per sé che una persona abbia aderito al panel o che i suoi dati restino in uso attivo permanente.

Se una persona rifiuta di partecipare a uno specifico sondaggio, generalmente trattiamo questo come un rifiuto per quel sondaggio e non la contattiamo di nuovo per lo stesso sondaggio.

A seconda del campione, del tipo di sondaggio e della fonte di contatto, la stessa persona può comparire in seguito nel campione di un altro sondaggio ed essere contattata in un contesto diverso.

Se una persona chiede di non essere più contattata, possiamo conservare un record di esclusione o un record di non contatto in un elenco di esclusione separato. Lo scopo di questo record non è ulteriore marketing o uso per sondaggi, ma il contrario: rispettare la richiesta della persona ed evitare di usare lo stesso contatto per inviti futuri.

Possiamo conservare record di esclusione e di rifiuto permanente a lungo termine o a tempo indeterminato allo scopo di rispettare la chiara richiesta della persona di non essere più contattata.

4. Perché usiamo i dati

Usiamo i dati personali per gestire i siti web, rispondere alle richieste e gestire la comunicazione.

Usiamo i dati per creare e gestire account del panel, inviare inviti ai sondaggi via email o telefono, abbinare i membri ai sondaggi e mostrare informazioni pertinenti sui sondaggi.

Usiamo i dati per preparare sondaggi, costruire campioni, svolgere sondaggi, controllare la qualità e prevenire risposte duplicate, spam automatizzato, frodi, abusi o altri usi impropri.

Usiamo le risposte ai sondaggi per analizzare i risultati e preparare output di ricerca anonimizzati, pseudonimizzati, aggregati o altrimenti elaborati.

Usiamo i dati per gestire punti, premi, carte regalo, contabilità e altri obblighi legali.

Usiamo i dati per mantenere i servizi sicuri, affidabili e tecnicamente supportati.

Possiamo usare i dati per sviluppare servizi, automatizzare il lavoro, elaborare input testuali e migliorare i flussi di lavoro, anche tramite servizi di IA ove appropriato.

5. Basi giuridiche del trattamento

A seconda della situazione, trattiamo i dati sulla base del consenso, dell'esecuzione di un contratto, del legittimo interesse o di un obbligo legale.

Per i sondaggi, la base giuridica può dipendere dallo specifico sondaggio, dal cliente, dallo scopo del sondaggio e dalle categorie di dati.

Se uno specifico sondaggio o trasferimento di dati richiede un consenso separato e chiaro, lo richiediamo nel relativo processo.

6. A chi comunichiamo i dati

Usiamo responsabili del trattamento e partner tecnici per fornire i servizi PollPlaz. Questi possono supportare hosting, canali di comunicazione, archiviazione, sicurezza, analytics, tecnologia del panel, sistemi di sondaggio, erogazione dei premi, strumenti di workflow e altre operazioni tecniche.

Un elenco più ampio di responsabili del trattamento e famiglie di fornitori di servizi è disponibile nella pagina dei responsabili del trattamento e fornitori di servizi.

6.1 Dati di contatto e dati di fonte forniti dal cliente

Se un cliente fornisce dati di contatto, dati di campione o altri dati di fonte per un sondaggio, il cliente è responsabile dell'uso originale e del trasferimento di tali dati a noi.

In tali casi, generalmente trattiamo tali dati come responsabile del trattamento per conto del cliente e in buona fede, sulla base del presupposto che il cliente disponga della base giuridica necessaria per usare i dati e istruirci a trattarli.

Usiamo dati forniti o intermediati dal cliente solo per svolgere il sondaggio concordato, il tentativo di contatto, il processo di campionamento, il fieldwork o la relativa fase di lavoro, nella misura necessaria per quel progetto.

Generalmente non abbiamo una capacità o un obbligo pratico indipendente di riesaminare nel merito, a posteriori, la liceità di ogni fonte di dati del cliente. In tal senso facciamo affidamento sul ruolo e sulle conferme del cliente.

6.2 Risultati forniti ai clienti

Come regola generale, i clienti ricevono risultati aggregati, statistici, anonimizzati o altrimenti elaborati il cui uso normale non richiede l'identificazione diretta di un rispondente.

I dati identificabili dei rispondenti non vengono forniti a un cliente senza il consenso chiaro e specifico del rispondente per tale trasferimento o un'altra base giuridica valida.

6.3 Fornitori di servizi tecnici

Usiamo fornitori di servizi tecnici e responsabili del trattamento che aiutano con hosting, comunicazione, archiviazione dei dati, sicurezza, analytics, workflow e consegna tecnica.

Questi fornitori possono trattare dati personali solo nella misura necessaria per fornirci i loro servizi e secondo le istruzioni concordate.

6.4 Autorità e requisiti legali

Possiamo comunicare dati ad autorità competenti o altrimenti quando ciò è necessario per rispettare la legge, proteggere diritti o risolvere controversie.

7. Trattamento internazionale dei dati

I dati sono trattati principalmente nello Spazio economico europeo.

Alcuni fornitori di servizi possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo o usare risorse di gruppo o contrattuali al di fuori dello Spazio economico europeo.

In tali casi, facciamo affidamento sugli impegni di conformità al GDPR del fornitore e su garanzie adeguate, quali garanzie contrattuali, garanzie tecniche, restrizioni di accesso e altre misure organizzative idonee.

8. Conservazione dei dati

8.1 Richieste di contatto

Le richieste inviate tramite i canali di contatto sono inoltrate ai nostri sistemi email o di supporto. Le conserviamo finché sono necessarie dal punto di vista operativo o finché vengono eliminate nell'ambito della normale gestione della casella email o del sistema di supporto.

8.2 Account del panel e premi

Generalmente conserviamo i dati principali dell'account del panel finché il membro non lascia il panel.

I dati relativi a contabilità, carte regalo, pagamenti, punti, premi o altre operazioni finanziarie sono conservati per il periodo richiesto dalla legge.

8.3 Dati identificativi dei sondaggi

I dati personali necessari per svolgere un sondaggio, gestire un campione o controllare la qualità sono generalmente conservati durante il sondaggio e per un breve periodo successivo.

A seconda del sondaggio, dei requisiti del cliente o delle esigenze di audit, possiamo conservare tali dati fino a 3 anni dopo la fine del sondaggio.

8.4 Dati dei sondaggi anonimizzati

Quando i dati del questionario di sondaggio sono stati anonimizzati durante la post-elaborazione, la conservazione di tali dati anonimizzati non è legata a un periodo fisso di conservazione dei dati personali.

8.5 Pseudonimizzazione, informazioni di contesto e analisi

I dati dei sondaggi sono generalmente trattati in forma pseudonimizzata. Ciò significa che risposte, dati di campione e dati di contatto non sono normalmente conservati in un unico dataset di analisi, ma sono gestiti in sistemi, applicazioni o database separati in base alle esigenze di fieldwork, controllo qualità, gestione dei campioni e analisi.

All'inizio dell'analisi o durante la post-elaborazione, possiamo arricchire i dati dei sondaggi con informazioni di contesto provenienti dal dataset del campione, da dati di fonte forniti dal cliente o da altre fonti usate lecitamente. Questo viene fatto affinché il dataset sia analiticamente significativo, metodologicamente utilizzabile e sufficiente per rispondere alla domanda di ricerca.

Ciò non significa che il dataset di analisi venga trasformato in un dataset identificato o che le risposte siano analizzate insieme a identificatori diretti.

Per controllo qualità, audit, verifiche di fieldwork o per assicurare l'affidabilità di un sondaggio, in casi limitati può essere possibile collegare risposte e dataset del campione in modo controllato. Questa possibilità è limitata, basata sullo scopo e temporanea, ed è usata solo nella misura necessaria per la corretta consegna o il controllo del sondaggio.

Nella fase di analisi e reporting, generalmente usiamo i risultati dei sondaggi in forma anonimizzata, pseudonimizzata o separata dagli identificatori. I risultati forniti ai clienti sono generalmente aggregati, anonimizzati o altrimenti elaborati in modo che l'identificazione diretta di un rispondente non sia possibile nell'uso normale.

Se dati identificabili devono essere trasferiti in un caso eccezionale, ciò avviene solo sulla base di un consenso chiaro e specifico per tale trasferimento o di un'altra base giuridica valida.

9. Cookie e tecnologie simili

Possiamo usare cookie, archiviazione locale, pixel di tracciamento e tecnologie simili per diversi scopi, tra cui:

10. Minori

In alcuni sondaggi, possiamo trattare dati relativi a minori.

Come principio generale, consideriamo i rispondenti di età pari o superiore a 15 anni in grado di decidere autonomamente sulla partecipazione ai sondaggi.

Per i rispondenti di età inferiore a 15 anni, è richiesto il consenso di un rappresentante legale, oppure il sondaggio viene terminato se tale consenso non è disponibile.

Se un sondaggio è rivolto a bambini, usiamo controlli e meccanismi di consenso idonei secondo la legge applicabile.

11. Sicurezza e riservatezza

Usiamo misure tecniche e organizzative ragionevoli per proteggere i dati personali contro accesso non autorizzato, distruzione, alterazione, diffusione, perdita accidentale o uso improprio.

Le misure possono includere restrizioni di accesso, logging, separazione dei dati durante le fasi di analisi, selezione dei fornitori di servizi, filtri di sicurezza, backup e altre misure di affidabilità.

Sebbene adottiamo misure ragionevoli per proteggere i dati, nessun ambiente tecnico può essere completamente privo di rischi.

12. Contatto

Se hai domande sul trattamento dei dati personali, scrivi a privacy@srvey.eu.

Ultimo aggiornamento: 15 January 2024