Adatvédelmi szabályzat
Ez az adatvédelmi szabályzat leírja, hogyan kezeli a Srvey Group OÜ a személyes adatokat a PollPlaz szolgáltatással kapcsolatban, ideértve a PollPlaz weboldalát, online paneljét, kérdőíveit, kérdőív-meghívóit, panelkommunikációját, technikai támogatását, pontjait, jutalmait, ajándékkártyáit, projektlebonyolítását és kapcsolódó digitális szolgáltatásait.
1. Általános információk
A személyes adatok adatkezelője a Srvey Group OÜ, nyilvántartási kód: 16894583, bejegyzett cím: Tihase tn 17a/5, Kristiine linnaosa, 13426 Tallinn, Harju maakond, Estonia.
Ez az adatvédelmi szabályzat elmagyarázza, milyen személyes adatokat kezelünk, miért kezeljük ezeket, kinek adhatjuk át őket, és mennyi ideig őrizzük meg őket.
Ez a szabályzat a PollPlaz meghívásos online kutatási panelre vonatkozik. Kiterjed a paneltagságra, online kérdőívekre, kérdőív-meghívókra, mintakezelésre, minőség-ellenőrzésre, technikai működésre, jutalomkezelésre és a paneltagokkal folytatott kommunikációra.
2. Az általunk kezelt személyes adatok
2.1 Weboldalakon és kapcsolatfelvételi csatornákon keresztül gyűjtött adatok
Kezelhetjük a nevet, e-mail-címet, szervezetet, üzenettartalmat és más olyan információkat, amelyeket Ön ad meg, amikor kapcsolatba lép velünk.
Kezelhetünk továbbá technikai adatokat, például IP-címet, böngészőtípust, eszközinformációkat, sütikkel kapcsolatos információkat, naplókat és olyan biztonsági adatokat, amelyeket visszaélés elleni vagy botvédelmi rendszerek hoznak létre.
2.2 A PollPlaz panelhez és kérdőíves részvételhez kapcsolódó adatok
Panel fiók kezeléséhez kezelhetünk kapcsolattartási adatokat, például e-mail-címet és szükség esetén telefonszámot.
Életkor-ellenőrzéshez, mintamodellezéshez és kérdőív-illesztéshez kezelhetjük a születési dátumot, életkort vagy korcsoportot.
Mintamodellezéshez és a kérdőív relevanciájához kezelhetünk hozzávetőleges helyadatokat, például országot, régiót, várost, önkormányzatot, települést vagy kerületet. Ezeket felhasználhatjuk a városi vagy vidéki státusz megértéséhez és reprezentatív minták kialakításához.
Kezelhetünk kérdőívválaszokat, háttéradatokat, profiladatokat, projektspecifikus adatokat, pontokat, jutalomstátuszt, ajándékkártya-beváltási adatokat és részvételi előzményeket.
2.3 Különleges adatkategóriák és érzékeny témák
A kérdőív céljától függően kezelhetünk társadalmi attitűdökre vagy más érzékeny témákra vonatkozó információkat. A kérdőívek kérdezhetnek egészségről, politikai nézetekről, etnikai háttérről, közéleti ügyekről vagy más olyan területekről, amelyek fokozott gondosságot igényelnek.
Ilyen információkat csak a kérdőív céljához szükséges mértékben gyűjtünk. Elemzés során főszabály szerint elkülönítjük az azonosító adatokat a kérdőívválaszoktól.
A kérdőívekben való részvétel önkéntes. A paneltag dönthet úgy, hogy nem válaszol egy kérdőívre, vagy nem válaszol egy konkrét kérdésre.
2.4 Címadatok
Rendes online kérdőívek során általában nem kérünk pontos lakcímet a paneltagoktól.
Kivételes esetekben kezelhetünk pontos címadatokat, ha ez a kérdőíves módszerből, jutalomteljesítésből, csalásmegelőzésből vagy jogszerű mintaforrásból következik. Erre például postai meghívók, személyes terepmunka vagy konkrét projektlogisztika esetén lehet szükség.
3. Hogyan gyűjtünk adatokat
Közvetlenül Öntől gyűjtünk adatokat, amikor csatlakozik a panelhez, űrlapokat tölt ki, kérdőívekre válaszol, pontokat vált be vagy kommunikál velünk.
Automatikusan gyűjtünk adatokat weboldalakon, sütiken, naplókon, biztonsági rendszereken és kérdőívrendszereken keresztül.
Adatokat kaphatunk ügyfelektől vagy partnerektől, amikor jogszerű mintát, projektanyagot vagy kérdőívstátusz-információt adnak át.
Adatokat kaphatunk továbbá adatfeldolgozóktól és a PollPlaz működtetésében részt vevő technikai szolgáltatóktól.
3.1 Hogyan érjük el a válaszadókat
A kérdőíves résztvevők eléréséhez különböző kapcsolati forrásokat és toborzási módszereket használhatunk. Ezek nem rögzítettek és nem azonosak minden kérdőívnél. Függnek a kérdőív céljától, célcsoportjától, módszerétől, ügyfélmegbízásától, jogalapjától, kapcsolati csatornájától és attól, hogy megfelelő és indokolt mintát kell kialakítani.
A kapcsolatfelvételi adatok vagy kapcsolatfelvételi kísérlethez vezető forrásadatok származhatnak ügyfél által biztosított forrásokból, nyilvános forrásokból, korábban nyilvánosan elérhető forrásokból, jogszerűen használt nyilvántartásokból vagy adatkészletekből, illetve olyan forrásokból, amelyek lehetővé teszik lehetséges kapcsolatok kialakítását, ellenőrzését, gazdagítását vagy validálását.
Egyes esetekben a lehetséges kapcsolat nem egy kész listából származik. Létrejöhet statisztikai, kombinációs, modellalapú, véletlenszerű vagy szintetikus generálással, telefonos vagy e-mailes kapcsolat szintjén is.
E módszerek használatakor az adatkezelés egy része automatizált lehet. Ez azt jelenti, hogy algoritmusokat, szoftvereszközöket, keresési módszereket, technikai szűrőket, statisztikai módszereket és mesterséges intelligenciát vagy nagy nyelvi modell technológiákat használhatunk kapcsolatok kialakítására, azonosítására, értékelésére, ellenőrzésére, tisztítására, gazdagítására vagy validálására. A pontos módszer a kérdőív jellegétől és attól függ, hogy mi megfelelő a mintához vagy kapcsolatfelvételi kísérlethez.
Ez azt jelenti, hogy a kapcsolatok nem mindig egy központi állandó adatbázisból vagy egyetlen nyilvántartásból származnak. Különböző kérdőívek különböző kapcsolati alapokat, kapcsolat-létrehozási módszereket, kapcsolatvalidálási logikát és csatornákat használhatnak.
3.2 Kapcsolatfelvételi kísérletek, elutasítások és tiltólisták
A kapcsolatfelvételi adatok felhasználhatók kapcsolatfelvételi kísérletre, minta kialakítására, kérdőíves csatorna kiválasztására, kapcsolati információk ellenőrzésére és annak biztosítására, hogy a kérdőíves folyamat módszertanilag és működésileg kezelhető legyen.
A kapcsolatfelvételi adatok használata kapcsolatfelvételi kísérlethez vagy mintafolyamathoz önmagában nem jelenti azt, hogy az érintett csatlakozott a panelhez, vagy hogy adatai aktív, állandó használatban maradnak.
Ha valaki megtagadja a részvételt egy konkrét kérdőívben, ezt általában az adott kérdőívre vonatkozó elutasításként kezeljük, és ugyanazzal a kérdőívvel kapcsolatban nem keressük újra.
A mintától, a kérdőív típusától és a kapcsolati forrástól függően ugyanaz a személy később megjelenhet egy másik kérdőív mintájában, és más kontextusban megkereshető.
Ha valaki azt kéri, hogy ne keressük többé, külön tiltólistán tiltási vagy kapcsolatfelvételt kizáró nyilvántartást tarthatunk fenn. Ennek a nyilvántartásnak nem további marketing vagy kérdőíves felhasználás a célja, hanem ennek ellenkezője: az érintett kérésének tiszteletben tartása és ugyanazon kapcsolat jövőbeli meghívásokhoz való használatának elkerülése.
A tiltási és végleges elutasítási nyilvántartásokat hosszú távon vagy határozatlan ideig megőrizhetjük abból a célból, hogy tiszteletben tartsuk az érintett egyértelmű kérését, miszerint nem kíván több megkeresést kapni.
4. Miért használunk adatokat
Személyes adatokat használunk weboldalak működtetésére, megkeresések megválaszolására és kommunikáció kezelésére.
Adatokat használunk panel fiókok létrehozására és kezelésére, kérdőív-meghívók e-mailben vagy telefonon történő küldésére, tagok kérdőívekhez illesztésére és releváns kérdőív-információk megjelenítésére.
Adatokat használunk kérdőívek előkészítésére, minták kialakítására, kérdőívek lebonyolítására, minőség ellenőrzésére, valamint ismétlődő válaszok, automatizált spam, csalás, visszaélés vagy más rendeltetésellenes használat megelőzésére.
A kérdőívválaszokat eredmények elemzésére és anonimizált, pszeudonimizált, összesített vagy más módon előkészített kutatási kimenetek elkészítésére használjuk.
Adatokat használunk pontok, jutalmak, ajándékkártyák, könyvelés és más jogi kötelezettségek kezelésére.
Adatokat használunk a szolgáltatások biztonságos, megbízható és technikailag támogatott működtetésére.
Adatokat használhatunk szolgáltatások fejlesztésére, munka automatizálására, szöveges bemenet feldolgozására és munkafolyamatok javítására, ideértve adott esetben AI-szolgáltatások használatát.
5. Az adatkezelés jogalapjai
Helyzettől függően az adatokat hozzájárulás, szerződés teljesítése, jogos érdek vagy jogi kötelezettség alapján kezeljük.
Kérdőívek esetén a jogalap függhet az adott kérdőívtől, ügyféltől, kérdőív céljától és az adatkategóriáktól.
Ha egy konkrét kérdőívhez vagy adattovábbításhoz egyértelmű külön hozzájárulás szükséges, azt az adott folyamatban kérjük.
6. Kinek adunk át adatokat
Adatfeldolgozókat és technikai partnereket használunk a PollPlaz szolgáltatások nyújtásához. Ezek támogathatják a tárhelyszolgáltatást, kommunikációs csatornákat, adattárolást, biztonságot, analitikát, paneltechnológiát, kérdőívrendszereket, jutalomteljesítést, munkafolyamat-eszközöket és más technikai műveleteket.
Az adatfeldolgozók és szolgáltatócsoportok szélesebb listája elérhető az adatfeldolgozók és szolgáltatók oldalán.
6.1 Ügyfél által biztosított kapcsolatfelvételi adatok és forrásadatok
Ha egy ügyfél kapcsolatfelvételi adatokat, mintaadatokat vagy más forrásadatokat biztosít egy kérdőívhez, az ügyfél felelős ezen adatok eredeti felhasználásáért és részünkre történő továbbításáért.
Ilyen esetekben ezeket az adatokat általában az ügyfél nevében, adatfeldolgozóként és jóhiszeműen kezeljük, abból kiindulva, hogy az ügyfél rendelkezik az adatok használatához és az adatkezelésre adott utasításhoz szükséges jogalappal.
Az ügyfél által biztosított vagy ügyfél közvetítésével kapott adatokat csak az elfogadott kérdőív, kapcsolatfelvételi kísérlet, mintafolyamat, terepmunka vagy kapcsolódó munkaszakasz elvégzéséhez használjuk, az adott projekthez szükséges mértékben.
Általában nincs önálló gyakorlati lehetőségünk vagy kötelezettségünk arra, hogy minden ügyféladat-forrás jogszerűségét utólag érdemben felülvizsgáljuk. E tekintetben az ügyfél szerepére és megerősítéseire támaszkodunk.
6.2 Ügyfeleknek átadott eredmények
Főszabály szerint az ügyfelek összesített, statisztikai, anonimizált vagy más módon előkészített eredményeket kapnak, amelyek rendes használata nem igényli a válaszadó közvetlen azonosítását.
Azonosítható válaszadói adatot nem adunk át ügyfélnek a válaszadó egyértelmű, konkrét, erre az adattovábbításra vonatkozó hozzájárulása vagy más érvényes jogalap nélkül.
6.3 Technikai szolgáltatók
Olyan technikai szolgáltatókat és adatfeldolgozókat használunk, amelyek segítenek a tárhelyszolgáltatásban, kommunikációban, adattárolásban, biztonságban, analitikában, munkafolyamatokban és technikai teljesítésben.
Ezek a szolgáltatók személyes adatokat csak annyiban kezelhetnek, amennyiben ez szolgáltatásaik részünkre történő nyújtásához szükséges, és az elfogadott utasítások szerint.
6.4 Hatóságok és jogi követelmények
Adatokat átadhatunk illetékes hatóságoknak vagy más módon, ha ez jogszabálynak való megfeleléshez, jogok védelméhez vagy jogviták rendezéséhez szükséges.
7. Nemzetközi adatkezelés
Az adatokat főként az Európai Gazdasági Térségben kezeljük.
Egyes szolgáltatók az Európai Gazdasági Térségen kívül kezelhetnek adatokat, vagy az Európai Gazdasági Térségen kívüli csoport- vagy szerződéses erőforrásokat használhatnak.
Ilyen esetekben a szolgáltató GDPR-megfelelési vállalásaira és megfelelő garanciákra támaszkodunk, például szerződéses garanciákra, technikai garanciákra, hozzáférési korlátozásokra és más megfelelő szervezési intézkedésekre.
8. Adatmegőrzés
8.1 Kapcsolatfelvételi kérelmek
A kapcsolatfelvételi csatornákon keresztül küldött kérelmeket e-mail- vagy támogatási rendszereinkbe továbbítjuk. Addig őrizzük meg őket, amíg működésileg szükségesek, vagy amíg a szokásos postafiók- vagy támogatási rendszerkezelés részeként törlésre nem kerülnek.
8.2 Panel fiókok és jutalmak
A fő panel fiókadatokat általában addig őrizzük meg, amíg a tag el nem hagyja a panelt.
A könyveléshez, ajándékkártyákhoz, kifizetésekhez, pontokhoz, jutalmakhoz vagy más pénzügyi műveletekhez kapcsolódó adatokat a jogszabályban előírt ideig őrizzük meg.
8.3 Azonosító kérdőíves adatok
A kérdőív lebonyolításához, minta kezeléséhez vagy minőség ellenőrzéséhez szükséges személyes adatokat általában a kérdőív alatt és rövid ideig azt követően őrizzük meg.
A kérdőívtől, ügyféligényektől vagy auditálási szükségletektől függően ezeket az adatokat a kérdőív lezárását követően legfeljebb 3 évig őrizhetjük meg.
8.4 Anonimizált kérdőíves adatok
Ha a kérdőíves adatokat utófeldolgozás során anonimizálták, az anonimizált adatok megőrzése nem kötődik rögzített személyesadat-megőrzési időhöz.
8.5 Pszeudonimizálás, háttérinformációk és elemzés
A kérdőíves adatokat általában pszeudonimizált formában kezeljük. Ez azt jelenti, hogy a válaszokat, mintaadatokat és kapcsolatfelvételi adatokat általában nem egyetlen elemzési adatkészletben tároljuk, hanem külön rendszerekben, alkalmazásokban vagy adatbázisokban kezeljük a terepmunka, minőség-ellenőrzés, mintakezelés és elemzés igényei szerint.
Az elemzés kezdetén vagy utófeldolgozás során a kérdőíves adatokat háttérinformációkkal gazdagíthatjuk a mintaadatkészletből, az ügyfél által biztosított forrásadatokból vagy más jogszerűen használt forrásokból. Ezt azért tesszük, hogy az adatkészlet elemzési szempontból értelmes, módszertanilag használható és a kutatási kérdés megválaszolásához elegendő legyen.
Ez nem jelenti azt, hogy az elemzési adatkészlet azonosított adatkészletté válik, vagy hogy a válaszokat közvetlen azonosítókkal együtt elemezzük.
Minőség-ellenőrzés, auditálás, terepmunka-ellenőrzés vagy a kérdőív megbízhatóságának biztosítása érdekében korlátozott esetekben lehetséges lehet a válaszok és a mintaadatkészlet ellenőrzött összekapcsolása. Ez a lehetőség korlátozott, célhoz kötött és ideiglenes, és kizárólag a kérdőív megfelelő teljesítéséhez vagy ellenőrzéséhez szükséges mértékben használjuk.
Az elemzési és jelentéstételi szakaszban a kérdőíves eredményeket általában anonimizált, pszeudonimizált vagy azonosítóktól elkülönített formában használjuk. Az ügyfeleknek átadott eredmények általában összesítettek, anonimizáltak vagy más módon előkészítettek úgy, hogy a válaszadó közvetlen azonosítása rendes használat során ne legyen lehetséges.
Ha kivételes esetben azonosítható adatot kell továbbítani, erre csak az adott továbbításra vonatkozó egyértelmű, konkrét hozzájárulás vagy más érvényes jogalap alapján kerül sor.
9. Sütik és hasonló technológiák
Sütiket, helyi tárhelyet, követő pixeleket és hasonló technológiákat több célra használhatunk, ideértve:
- a weboldal technikai működését és a munkamenet-kezelést;
- biztonságot, visszaélés-megelőzést és botforgalom-észlelést;
- ismétlődő válaszok, kérdőíves visszaélés vagy ismételt kérdőívbeküldések megelőzését;
- beállítások megjegyzését és használhatóság javítását;
- analitikát, mérést, használati minták megértését és szolgáltatásfejlesztést;
- kampányok mérését, konverziók értékelését, hirdetést vagy retargetinget, ahol alkalmazható;
- beágyazott szolgáltatások, harmadik fél integrációk vagy tartalmi modulok engedélyezését.
10. Kiskorúak
Egyes kérdőívekben kezelhetünk kiskorúakra vonatkozó adatokat.
Általános elvként a 15 éves vagy annál idősebb válaszadókat úgy kezeljük, mint akik maguk dönthetnek a kérdőíves részvételről.
15 év alatti válaszadók esetén törvényes képviselő hozzájárulása szükséges, vagy a kérdőív lezárul, ha ilyen hozzájárulás nem áll rendelkezésre.
Ha egy kérdőív gyermekeknek szól, az alkalmazandó jog szerint megfelelő ellenőrzéseket és hozzájárulási mechanizmusokat használunk.
11. Biztonság és titoktartás
Ésszerű technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk a személyes adatok jogosulatlan hozzáféréssel, megsemmisítéssel, módosítással, kiszivárgással, véletlen elvesztéssel vagy visszaéléssel szembeni védelmére.
Az intézkedések magukban foglalhatják a hozzáférési korlátozásokat, naplózást, adatok elkülönítését az elemzési szakaszokban, szolgáltatóválasztást, biztonsági szűrőket, biztonsági mentéseket és más megbízhatósági intézkedéseket.
Bár ésszerű lépéseket teszünk az adatok védelmére, egyetlen technikai környezet sem lehet teljesen kockázatmentes.
12. Kapcsolat
Ha kérdése van a személyes adatok kezelésével kapcsolatban, írjon a privacy@srvey.eu címre.
Utolsó frissítés: 15 January 2024