Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů popisují, jak Srvey Group OÜ zpracovává osobní údaje v souvislosti se službou PollPlaz, včetně webu PollPlaz, online panelu, průzkumů, pozvánek do průzkumů, komunikace s panelem, technické podpory, bodů, odměn, dárkových karet, realizace projektů a souvisejících digitálních služeb.

1. Obecné informace

Správcem osobních údajů je Srvey Group OÜ, registrační kód 16894583, registrovaná adresa Tihase tn 17a/5, Kristiine linnaosa, 13426 Tallinn, Harju maakond, Estonia.

Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jaké osobní údaje zpracováváme, proč je zpracováváme, komu je můžeme zpřístupnit a jak dlouho je uchováváme.

Tyto zásady se vztahují na PollPlaz jako online výzkumný panel založený na pozvánkách. Pokrývají členství v panelu, online průzkumy, pozvánky do průzkumů, správu vzorku, kontrolu kvality, technický provoz, správu odměn a komunikaci se členy panelu.

2. Osobní údaje, které zpracováváme

2.1 Údaje shromažďované prostřednictvím webů a kontaktních kanálů

Můžeme zpracovávat jméno, e-mailovou adresu, organizaci, obsah zprávy a další informace, které nám poskytnete, když nás kontaktujete.

Můžeme také zpracovávat technické údaje, jako je IP adresa, typ prohlížeče, informace o zařízení, informace ze souborů cookie, protokoly a údaje související se zabezpečením vytvořené systémy proti zneužití nebo systémy ochrany proti botům.

2.2 Údaje související s panelem PollPlaz a účastí v průzkumech

Pro správu panelového účtu můžeme zpracovávat kontaktní údaje, jako je e-mailová adresa a v případě potřeby telefonní číslo.

Pro ověření věku, modelování vzorku a přiřazování průzkumů můžeme zpracovávat datum narození, věk nebo věkovou skupinu.

Pro modelování vzorku a relevanci průzkumů můžeme zpracovávat přibližné údaje o poloze, jako je země, region, město, obec, sídlo nebo okres. Tyto údaje mohou být použity k pochopení městského nebo venkovského statusu a k vytváření reprezentativních vzorků.

Můžeme zpracovávat odpovědi v průzkumech, podkladové údaje, profilové údaje, údaje specifické pro projekt, body, stav odměn, údaje o uplatnění dárkových karet a historii účasti.

2.3 Zvláštní kategorie a citlivá témata

V závislosti na účelu průzkumu můžeme zpracovávat informace o společenských postojích nebo jiných citlivých tématech. Průzkumy se mohou ptát na zdraví, politické názory, etnický původ, veřejné otázky nebo jiné oblasti, které vyžadují zvýšenou opatrnost.

Takové informace shromažďujeme pouze v rozsahu potřebném pro účel průzkumu. Zpravidla při analýze oddělujeme identifikační údaje od odpovědí v průzkumu.

Účast v průzkumech je dobrovolná. Člen panelu se může rozhodnout neodpovědět na průzkum nebo neodpovědět na konkrétní otázku.

2.4 Adresní údaje

Během běžných online průzkumů po členech panelu obvykle nepožadujeme přesnou adresu bydliště.

Ve výjimečných případech můžeme zpracovávat přesné adresní údaje, pokud to vyplývá z metody průzkumu, plnění odměny, prevence podvodů nebo zákonného zdroje vzorku. Může to být například potřebné pro poštovní pozvánky, osobní terénní práci nebo konkrétní logistiku projektu.

3. Jak údaje shromažďujeme

Údaje shromažďujeme přímo od vás, když se připojíte k panelu, vyplníte formuláře, odpovídáte na průzkumy, uplatňujete body nebo s námi komunikujete.

Údaje shromažďujeme automaticky prostřednictvím webů, souborů cookie, protokolů, bezpečnostních systémů a průzkumných systémů.

Údaje můžeme obdržet od klientů nebo partnerů, když poskytnou zákonný vzorek, projektové materiály nebo informace o stavu průzkumu.

Údaje můžeme také obdržet od zpracovatelů a technických poskytovatelů služeb zapojených do provozu PollPlaz.

3.1 Jak oslovujeme respondenty

K oslovení účastníků průzkumů můžeme používat různé kontaktní zdroje a náborové metody. Nejsou pevné ani totožné pro každý průzkum. Závisí na účelu průzkumu, cílové skupině, metodě, zadání klienta, právním základu, kontaktním kanálu a potřebě vytvořit vhodný a odůvodněný vzorek.

Kontaktní údaje nebo zdrojové údaje vedoucí k pokusu o kontakt mohou pocházet ze zdrojů poskytnutých klientem, veřejných zdrojů, dříve veřejně dostupných zdrojů, zákonně použitých registrů nebo datových souborů, nebo ze zdrojů, které umožňují možné kontakty vytvářet, kontrolovat, obohacovat nebo ověřovat.

V některých případech není možný kontakt převzat z jednoho hotového seznamu. Může být vytvořen statistickým, kombinačním, modelovým, náhodným nebo syntetickým generováním, včetně úrovně telefonního nebo e-mailového kontaktu.

Když se tyto metody používají, část zpracování může být automatizovaná. To znamená, že můžeme používat algoritmy, softwarové nástroje, vyhledávací metody, technické filtry, statistické metody a technologie umělé inteligence nebo velkých jazykových modelů k vytváření, identifikaci, posuzování, kontrole, čištění, obohacování nebo ověřování kontaktů. Přesná metoda závisí na povaze průzkumu a na tom, co je vhodné pro vzorek nebo pokus o kontakt.

To znamená, že kontakty nepocházejí vždy z jedné centrální trvalé databáze nebo jednoho samostatného registru. Různé průzkumy mohou používat různé kontaktní základny, metody vytváření kontaktů, logiku ověřování kontaktů a kanály.

3.2 Pokusy o kontakt, odmítnutí a seznamy vyloučení

Kontaktní údaje mohou být použity k pokusu o kontakt, vytvoření vzorku, výběru kanálu průzkumu, kontrole kontaktních informací a zajištění toho, aby byl proces průzkumu metodologicky a provozně zvládnutelný.

Použití kontaktních údajů pro pokus o kontakt nebo proces vzorku samo o sobě neznamená, že se osoba připojila k panelu nebo že její údaje zůstávají v aktivním trvalém používání.

Pokud osoba odmítne účast v konkrétním průzkumu, obecně to považujeme za odmítnutí pro tento průzkum a pro stejný průzkum ji znovu nekontaktujeme.

V závislosti na vzorku, typu průzkumu a kontaktním zdroji se stejná osoba může později objevit ve vzorku jiného průzkumu a být kontaktována v jiném kontextu.

Pokud osoba požádá, aby už nebyla znovu kontaktována, můžeme uchovat záznam o vyloučení nebo záznam o zákazu kontaktování v samostatném seznamu vyloučení. Účelem tohoto záznamu není další marketingové nebo průzkumné použití, ale opak: respektovat žádost osoby a zabránit použití stejného kontaktu pro budoucí pozvánky.

Záznamy o vyloučení a trvalém odmítnutí můžeme uchovávat dlouhodobě nebo neomezeně za účelem respektování jasné žádosti osoby nebýt znovu kontaktována.

4. Proč údaje používáme

Osobní údaje používáme k provozu webů, odpovídání na žádosti a správě komunikace.

Údaje používáme k vytváření a správě panelových účtů, zasílání pozvánek do průzkumů e-mailem nebo telefonicky, přiřazování členů k průzkumům a zobrazování relevantních informací o průzkumech.

Údaje používáme k přípravě průzkumů, vytváření vzorků, provádění průzkumů, kontrole kvality a prevenci duplicitních odpovědí, automatizovaného spamu, podvodů, zneužití nebo jiného nesprávného použití.

Odpovědi v průzkumech používáme k analýze výsledků a přípravě anonymizovaných, pseudonymizovaných, agregovaných nebo jinak připravených výstupů výzkumu.

Údaje používáme ke správě bodů, odměn, dárkových karet, účetnictví a dalších právních povinností.

Údaje používáme k udržování služeb bezpečných, spolehlivých a technicky podporovaných.

Údaje můžeme používat k vývoji služeb, automatizaci práce, zpracování textových vstupů a zlepšování pracovních postupů, včetně použití služeb AI tam, kde je to vhodné.

5. Právní základy zpracování

V závislosti na situaci zpracováváme údaje na základě souhlasu, plnění smlouvy, oprávněného zájmu nebo právní povinnosti.

U průzkumů může právní základ záviset na konkrétním průzkumu, klientovi, účelu průzkumu a kategoriích údajů.

Pokud konkrétní průzkum nebo předání údajů vyžaduje jasný samostatný souhlas, požádáme o něj v příslušném procesu.

6. Komu údaje zpřístupňujeme

K poskytování služeb PollPlaz používáme zpracovatele a technické partnery. Ti mohou podporovat hosting, komunikační kanály, ukládání, zabezpečení, analytiku, panelové technologie, průzkumné systémy, plnění odměn, nástroje pracovních postupů a další technické operace.

Širší seznam zpracovatelů a skupin poskytovatelů služeb je dostupný na stránce zpracovatelů a poskytovatelů služeb.

6.1 Kontaktní údaje a zdrojové údaje poskytnuté klientem

Pokud klient poskytne kontaktní údaje, údaje o vzorku nebo jiné zdrojové údaje pro průzkum, klient odpovídá za původní použití a předání těchto údajů nám.

V takových případech tyto údaje obecně zpracováváme jako zpracovatel jménem klienta a v dobré víře, na základě předpokladu, že klient má potřebný právní základ pro použití údajů a pro pokyn nám, abychom je zpracovávali.

Údaje poskytnuté nebo zprostředkované klientem používáme pouze k provedení dohodnutého průzkumu, pokusu o kontakt, procesu vzorku, terénní práce nebo související pracovní fáze v rozsahu potřebném pro daný projekt.

Obecně nemáme nezávislou praktickou možnost ani povinnost dodatečně věcně přezkoumávat zákonnost každého klientského zdroje údajů. V tomto ohledu spoléháme na roli a potvrzení klienta.

6.2 Výsledky poskytované klientům

Obecně klienti dostávají agregované, statistické, anonymizované nebo jinak připravené výsledky, jejichž běžné použití nevyžaduje přímou identifikaci respondenta.

Identifikovatelné údaje respondenta nejsou klientovi poskytnuty bez jasného, konkrétního souhlasu respondenta s takovým předáním nebo bez jiného platného právního základu.

6.3 Techničtí poskytovatelé služeb

Používáme technické poskytovatele služeb a zpracovatele, kteří pomáhají s hostingem, komunikací, ukládáním údajů, zabezpečením, analytikou, pracovními postupy a technickým dodáním.

Tito poskytovatelé mohou zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu potřebném k poskytování jejich služeb nám a podle dohodnutých pokynů.

6.4 Orgány a právní požadavky

Údaje můžeme zpřístupnit příslušným orgánům nebo jinak tam, kde je to potřebné pro dodržení zákona, ochranu práv nebo řešení sporů.

7. Mezinárodní zpracování údajů

Údaje jsou zpracovávány hlavně v Evropském hospodářském prostoru.

Někteří poskytovatelé služeb mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor nebo používat skupinové či smluvní zdroje mimo Evropský hospodářský prostor.

V takových případech spoléháme na závazky poskytovatele k souladu s GDPR a vhodná ochranná opatření, jako jsou smluvní záruky, technické záruky, omezení přístupu a další vhodná organizační opatření.

8. Uchovávání údajů

8.1 Kontaktní žádosti

Žádosti odeslané prostřednictvím kontaktních kanálů jsou předávány do našich e-mailových nebo podpůrných systémů. Uchováváme je po dobu, po kterou jsou provozně potřebné, nebo dokud nejsou odstraněny v rámci běžné správy poštovní schránky nebo podpůrného systému.

8.2 Panelové účty a odměny

Základní údaje panelového účtu obecně uchováváme, dokud člen panel neopustí.

Údaje související s účetnictvím, dárkovými kartami, platbami, body, odměnami nebo jinými finančními operacemi jsou uchovávány po dobu vyžadovanou zákonem.

8.3 Identifikační údaje z průzkumů

Osobní údaje potřebné k provedení průzkumu, správě vzorku nebo kontrole kvality jsou obecně uchovávány během průzkumu a krátce po něm.

V závislosti na průzkumu, požadavcích klienta nebo potřebách auditu můžeme takové údaje uchovávat až 3 roky po skončení průzkumu.

8.4 Anonymizované údaje z průzkumů

Pokud byly údaje z dotazníku průzkumu anonymizovány během následného zpracování, uchovávání těchto anonymizovaných údajů není vázáno na pevnou dobu uchovávání osobních údajů.

8.5 Pseudonymizace, podkladové informace a analýza

Údaje z průzkumů jsou obecně zpracovávány v pseudonymizované podobě. To znamená, že odpovědi, údaje o vzorku a kontaktní údaje nejsou obvykle uchovávány v jednom samostatném analytickém datovém souboru, ale jsou spravovány v samostatných systémech, aplikacích nebo databázích podle potřeb terénní práce, kontroly kvality, správy vzorku a analýzy.

Na začátku analýzy nebo během následného zpracování můžeme údaje z průzkumu obohatit o podkladové informace z datového souboru vzorku, zdrojových údajů poskytnutých klientem nebo jiných zákonně použitých zdrojů. Dělá se to proto, aby byl datový soubor analyticky smysluplný, metodologicky použitelný a dostatečný k zodpovězení výzkumné otázky.

To neznamená, že se analytický datový soubor mění na identifikovaný datový soubor nebo že odpovědi jsou analyzovány společně s přímými identifikátory.

Pro kontrolu kvality, audit, kontroly terénní práce nebo zajištění spolehlivosti průzkumu může být v omezených případech možné řízeným způsobem propojit odpovědi a datový soubor vzorku. Tato možnost je omezená, účelově vázaná a dočasná a používá se pouze v rozsahu potřebném pro řádné dodání nebo kontrolu průzkumu.

Ve fázi analýzy a reportingu obecně používáme výsledky průzkumu v anonymizované, pseudonymizované nebo od identifikátorů oddělené podobě. Výsledky poskytované klientům jsou obecně agregované, anonymizované nebo jinak připravené tak, aby přímá identifikace respondenta při běžném použití nebyla možná.

Pokud musí být identifikovatelné údaje ve výjimečném případě předány, provádí se to pouze na základě jasného, konkrétního souhlasu s takovým předáním nebo jiného platného právního základu.

9. Soubory cookie a podobné technologie

Můžeme používat soubory cookie, místní úložiště, sledovací pixely a podobné technologie pro několik účelů, včetně:

• technického provozu webu a správy relací;
• zabezpečení, prevence zneužití a detekce botového provozu;
• prevence duplicitních odpovědí, zneužití průzkumů nebo opakovaného odesílání dotazníků;
• zapamatování preferencí a zlepšování použitelnosti;
• analytiky, měření, porozumění vzorcům používání a vývoje služeb;
• měření kampaní, vyhodnocování konverzí, reklamy nebo retargetingu, kde je to relevantní;
• umožnění vložených služeb, integrací třetích stran nebo obsahových modulů.

10. Nezletilí

V některých průzkumech můžeme zpracovávat údaje o nezletilých.

Jako obecný princip považujeme respondenty ve věku 15 let a starší za schopné samostatně rozhodnout o účasti v průzkumu.

U respondentů mladších než 15 let je vyžadován souhlas zákonného zástupce, nebo je průzkum ukončen, pokud takový souhlas není dostupný.

Pokud je průzkum zaměřen na děti, používáme vhodné kontroly a mechanismy souhlasu podle příslušných právních předpisů.

11. Bezpečnost a důvěrnost

Používáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, zničením, změnou, únikem, náhodnou ztrátou nebo zneužitím.

Opatření mohou zahrnovat omezení přístupu, protokolování, oddělení údajů během analytických fází, výběr poskytovatelů služeb, bezpečnostní filtry, zálohy a další opatření spolehlivosti.

I když přijímáme přiměřené kroky k ochraně údajů, žádné technické prostředí nemůže být zcela bez rizika.

12. Kontakt

Pokud máte dotazy týkající se zpracování osobních údajů, napište na privacy@srvey.eu.

Poslední aktualizace: 15 January 2024