Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności opisuje, w jaki sposób Srvey Group OÜ przetwarza dane osobowe w związku z PollPlaz, w tym ze stroną internetową PollPlaz, panelem online, ankietami, zaproszeniami do ankiet, komunikacją z panelem, wsparciem technicznym, punktami, nagrodami, kartami podarunkowymi, realizacją projektów oraz powiązanymi usługami cyfrowymi.

1. Informacje ogólne

Administratorem danych osobowych jest Srvey Group OÜ, registry code 16894583, registered address Tihase tn 17a/5, Kristiine linnaosa, 13426 Tallinn, Harju maakond, Estonia.

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, dlaczego je przetwarzamy, komu możemy je ujawnić oraz jak długo je przechowujemy.

Niniejsza polityka ma zastosowanie do PollPlaz jako internetowego panelu badawczego opartego na zaproszeniach. Obejmuje członkostwo w panelu, ankiety online, zaproszenia do ankiet, zarządzanie próbą, kontrolę jakości, działanie techniczne, obsługę nagród oraz komunikację z członkami panelu.

2. Dane osobowe, które przetwarzamy

2.1 Dane zbierane przez strony internetowe i kanały kontaktu

Możemy przetwarzać imię i nazwisko, adres e-mail, organizację, treść wiadomości oraz inne informacje, które przekazujesz nam podczas kontaktu.

Możemy również przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki, informacje o urządzeniu, informacje o plikach cookie, logi oraz dane związane z bezpieczeństwem tworzone przez systemy przeciwdziałania nadużyciom lub ochrony przed botami.

2.2 Dane związane z panelem PollPlaz i udziałem w ankietach

Do zarządzania kontem panelowym możemy przetwarzać dane kontaktowe, takie jak adres e-mail oraz, gdy jest to potrzebne, numer telefonu.

Do weryfikacji wieku, modelowania próby i dopasowywania ankiet możemy przetwarzać datę urodzenia, wiek lub grupę wiekową.

Do modelowania próby i zapewnienia trafności ankiet możemy przetwarzać przybliżone dane lokalizacyjne, takie jak kraj, region, miasto, gmina, miejscowość lub dzielnica. Dane te mogą być używane do zrozumienia statusu miejskiego lub wiejskiego oraz do budowania reprezentatywnych prób.

Możemy przetwarzać odpowiedzi ankietowe, dane podstawowe, dane profilowe, dane specyficzne dla projektu, punkty, status nagród, dane realizacji kart podarunkowych oraz historię udziału.

2.3 Szczególne kategorie danych i tematy wrażliwe

W zależności od celu ankiety możemy przetwarzać informacje dotyczące postaw społecznych lub innych tematów wrażliwych. Ankiety mogą pytać o zdrowie, poglądy polityczne, pochodzenie etniczne, sprawy publiczne lub inne obszary wymagające szczególnej ostrożności.

Zbieramy takie informacje tylko w zakresie potrzebnym do celu ankiety. Co do zasady oddzielamy dane identyfikujące od odpowiedzi ankietowych podczas analizy.

Udział w ankietach jest dobrowolny. Członek panelu może zdecydować, że nie odpowie na ankietę lub na konkretne pytanie.

2.4 Dane adresowe

Zwykle nie prosimy członków panelu o dokładny adres domowy podczas zwykłych ankiet online.

W wyjątkowych przypadkach możemy przetwarzać dokładne dane adresowe, jeśli wynika to z metody ankiety, realizacji nagrody, zapobiegania oszustwom lub zgodnego z prawem źródła próby. Może to być potrzebne na przykład do zaproszeń pocztowych, badań terenowych face-to-face lub określonej logistyki projektu.

3. Jak zbieramy dane

Zbieramy dane bezpośrednio od Ciebie, gdy dołączasz do panelu, wypełniasz formularze, odpowiadasz na ankiety, realizujesz punkty lub komunikujesz się z nami.

Zbieramy dane automatycznie za pośrednictwem stron internetowych, plików cookie, logów, systemów bezpieczeństwa i systemów ankietowych.

Możemy otrzymywać dane od klientów lub partnerów, gdy przekazują zgodną z prawem próbę, materiały projektowe lub informacje o statusie ankiety.

Możemy również otrzymywać dane od podmiotów przetwarzających i technicznych dostawców usług zaangażowanych w obsługę PollPlaz.

3.1 Jak docieramy do respondentów

Aby dotrzeć do uczestników ankiet, możemy korzystać z różnych źródeł kontaktu i metod rekrutacji. Nie są one stałe ani identyczne dla każdej ankiety. Zależą od celu ankiety, grupy docelowej, metody, briefu klienta, podstawy prawnej, kanału kontaktu oraz potrzeby stworzenia odpowiedniej i uzasadnionej próby.

Dane kontaktowe lub dane źródłowe prowadzące do próby kontaktu mogą pochodzić ze źródeł dostarczonych przez klienta, źródeł publicznych, źródeł wcześniej publicznie dostępnych, zgodnie używanych rejestrów lub zbiorów danych albo źródeł pozwalających tworzyć, sprawdzać, wzbogacać lub walidować możliwe kontakty.

W niektórych przypadkach możliwy kontakt nie pochodzi z jednej gotowej listy. Może zostać utworzony metodami statystycznymi, kombinacyjnymi, modelowymi, losowymi lub syntetycznymi, także na poziomie kontaktu telefonicznego lub e-mailowego.

Gdy stosowane są te metody, część przetwarzania może być zautomatyzowana. Oznacza to, że możemy używać algorytmów, narzędzi programowych, metod wyszukiwania, filtrów technicznych, metod statystycznych oraz technologii sztucznej inteligencji lub dużych modeli językowych do tworzenia, identyfikowania, oceniania, sprawdzania, czyszczenia, wzbogacania lub walidowania kontaktów. Dokładna metoda zależy od charakteru ankiety oraz od tego, co jest odpowiednie dla próby lub próby kontaktu.

Oznacza to, że kontakty nie zawsze pochodzą z jednej centralnej, stałej bazy danych lub jednego rejestru. Różne ankiety mogą używać różnych podstaw kontaktu, metod tworzenia kontaktów, logiki walidacji kontaktów i kanałów.

3.2 Próby kontaktu, odmowy i listy wyłączeń

Dane kontaktowe mogą być używane do podjęcia próby kontaktu, zbudowania próby, wyboru kanału ankiety, sprawdzenia informacji kontaktowych oraz zapewnienia, że proces ankietowy jest możliwy do zarządzania metodologicznie i operacyjnie.

Użycie danych kontaktowych do próby kontaktu lub procesu próby samo w sobie nie oznacza, że dana osoba dołączyła do panelu ani że jej dane pozostają w aktywnym, stałym użyciu.

Jeśli dana osoba odmówi udziału w konkretnej ankiecie, zasadniczo traktujemy to jako odmowę dotyczącą tej ankiety i nie kontaktujemy się z nią ponownie w sprawie tej samej ankiety.

W zależności od próby, typu ankiety i źródła kontaktu ta sama osoba może później pojawić się w próbie innej ankiety i zostać skontaktowana w innym kontekście.

Jeśli dana osoba poprosi, aby nie kontaktować się z nią ponownie, możemy zachować zapis wyłączenia lub zapis braku kontaktu na oddzielnej liście wyłączeń. Celem tego zapisu nie jest dalszy marketing ani wykorzystanie ankietowe, lecz przeciwnie: poszanowanie prośby tej osoby i unikanie użycia tego samego kontaktu do przyszłych zaproszeń.

Możemy przechowywać zapisy wyłączeń i trwałych odmów długoterminowo lub bezterminowo w celu poszanowania jednoznacznej prośby danej osoby, aby nie kontaktować się z nią ponownie.

4. Dlaczego używamy danych

Używamy danych osobowych do obsługi stron internetowych, odpowiadania na zapytania i zarządzania komunikacją.

Używamy danych do tworzenia i zarządzania kontami panelowymi, wysyłania zaproszeń do ankiet e-mailem lub telefonicznie, dopasowywania członków do ankiet oraz wyświetlania odpowiednich informacji o ankietach.

Używamy danych do przygotowywania ankiet, budowania prób, przeprowadzania ankiet, sprawdzania jakości oraz zapobiegania duplikatom odpowiedzi, automatycznemu spamowi, oszustwom, nadużyciom lub innemu niewłaściwemu użyciu.

Używamy odpowiedzi ankietowych do analizowania wyników oraz przygotowywania zanonimizowanych, spseudonimizowanych, zagregowanych lub inaczej przygotowanych rezultatów badawczych.

Używamy danych do zarządzania punktami, nagrodami, kartami podarunkowymi, księgowością i innymi obowiązkami prawnymi.

Używamy danych, aby utrzymywać usługi jako bezpieczne, niezawodne i wspierane technicznie.

Możemy używać danych do rozwijania usług, automatyzowania pracy, przetwarzania danych tekstowych i usprawniania procesów, w tym przy użyciu usług AI, gdy jest to odpowiednie.

5. Podstawy prawne przetwarzania

W zależności od sytuacji przetwarzamy dane na podstawie zgody, wykonania umowy, uzasadnionego interesu lub obowiązku prawnego.

W przypadku ankiet podstawa prawna może zależeć od konkretnej ankiety, klienta, celu ankiety i kategorii danych.

Jeśli konkretna ankieta lub przekazanie danych wymaga wyraźnej, odrębnej zgody, prosimy o nią w odpowiednim procesie.

6. Komu ujawniamy dane

Korzystamy z podmiotów przetwarzających i partnerów technicznych, aby świadczyć usługi PollPlaz. Mogą oni wspierać hosting, kanały komunikacji, przechowywanie danych, bezpieczeństwo, analitykę, technologię panelową, systemy ankietowe, realizację nagród, narzędzia workflow i inne operacje techniczne.

Szersza lista podmiotów przetwarzających i rodzin dostawców usług jest dostępna na stronie podmiotów przetwarzających i dostawców usług.

6.1 Dane kontaktowe i dane źródłowe dostarczone przez klienta

Jeśli klient przekazuje dane kontaktowe, dane próby lub inne dane źródłowe do ankiety, klient odpowiada za pierwotne użycie i przekazanie tych danych nam.

W takich przypadkach zasadniczo przetwarzamy te dane jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta i w dobrej wierze, przy założeniu, że klient ma niezbędną podstawę prawną do użycia danych i polecenia nam ich przetwarzania.

Używamy danych dostarczonych lub pośredniczonych przez klienta tylko w celu przeprowadzenia uzgodnionej ankiety, próby kontaktu, procesu próby, pracy terenowej lub powiązanego etapu pracy w zakresie potrzebnym dla danego projektu.

Zasadniczo nie mamy niezależnej praktycznej możliwości ani obowiązku merytorycznego sprawdzania po fakcie zgodności z prawem każdego źródła danych klienta. W tym zakresie polegamy na roli klienta i jego potwierdzeniach.

6.2 Wyniki przekazywane klientom

Co do zasady klienci otrzymują wyniki zagregowane, statystyczne, zanonimizowane lub inaczej przygotowane, których normalne użycie nie wymaga bezpośredniej identyfikacji respondenta.

Dane respondenta umożliwiające identyfikację nie są przekazywane klientowi bez wyraźnej, konkretnej zgody respondenta na takie przekazanie lub innej ważnej podstawy prawnej.

6.3 Techniczni dostawcy usług

Korzystamy z technicznych dostawców usług i podmiotów przetwarzających, którzy pomagają w hostingu, komunikacji, przechowywaniu danych, bezpieczeństwie, analityce, workflow i dostarczaniu technicznym.

Dostawcy ci mogą przetwarzać dane osobowe tylko w zakresie potrzebnym do świadczenia nam swoich usług i zgodnie z uzgodnionymi instrukcjami.

6.4 Organy i wymogi prawne

Możemy ujawniać dane właściwym organom lub w inny sposób, gdy jest to potrzebne do przestrzegania prawa, ochrony praw lub rozwiązywania sporów.

7. Międzynarodowe przetwarzanie danych

Dane są przetwarzane głównie w Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Niektórzy dostawcy usług mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub korzystać z zasobów grupowych lub umownych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takich przypadkach polegamy na zobowiązaniach dostawcy dotyczących zgodności z RODO oraz odpowiednich zabezpieczeniach, takich jak zabezpieczenia umowne, zabezpieczenia techniczne, ograniczenia dostępu i inne odpowiednie środki organizacyjne.

8. Przechowywanie danych

8.1 Zapytania kontaktowe

Zapytania wysłane przez kanały kontaktu są przekazywane do naszych systemów e-mail lub wsparcia. Przechowujemy je tak długo, jak są potrzebne operacyjnie, albo do czasu ich usunięcia w ramach zwykłego zarządzania skrzynką pocztową lub systemem wsparcia.

8.2 Konta panelowe i nagrody

Zasadniczo przechowujemy podstawowe dane konta panelowego do czasu opuszczenia panelu przez członka.

Dane związane z księgowością, kartami podarunkowymi, płatnościami, punktami, nagrodami lub innymi operacjami finansowymi są przechowywane przez okres wymagany prawem.

8.3 Dane ankietowe umożliwiające identyfikację

Dane osobowe potrzebne do przeprowadzenia ankiety, zarządzania próbą lub sprawdzenia jakości są zasadniczo przechowywane w trakcie ankiety i krótko po niej.

W zależności od ankiety, wymagań klienta lub potrzeb audytu możemy przechowywać takie dane do 3 lat po zakończeniu ankiety.

8.4 Zanonimizowane dane ankietowe

Gdy dane kwestionariusza ankietowego zostały zanonimizowane podczas przetwarzania końcowego, przechowywanie takich zanonimizowanych danych nie jest związane ze stałym okresem przechowywania danych osobowych.

8.5 Pseudonimizacja, informacje podstawowe i analiza

Dane ankietowe są zasadniczo przetwarzane w formie spseudonimizowanej. Oznacza to, że odpowiedzi, dane próby i dane kontaktowe zwykle nie są przechowywane w jednym zbiorze danych analitycznych, lecz są zarządzane w oddzielnych systemach, aplikacjach lub bazach danych zgodnie z potrzebami pracy terenowej, kontroli jakości, zarządzania próbą i analizy.

Na początku analizy lub podczas przetwarzania końcowego możemy wzbogacać dane ankietowe informacjami podstawowymi ze zbioru danych próby, danych źródłowych dostarczonych przez klienta lub innych zgodnie używanych źródeł. Robimy to, aby zbiór danych miał znaczenie analityczne, był użyteczny metodologicznie i wystarczający do odpowiedzi na pytanie badawcze.

Nie oznacza to, że zbiór danych analitycznych zostaje przekształcony w zbiór zidentyfikowany ani że odpowiedzi są analizowane razem z bezpośrednimi identyfikatorami.

Do kontroli jakości, audytu, sprawdzeń pracy terenowej lub zapewnienia wiarygodności ankiety w ograniczonych przypadkach może być możliwe kontrolowane połączenie odpowiedzi i zbioru danych próby. Możliwość ta jest ograniczona, oparta na celu i tymczasowa oraz używana tylko w zakresie potrzebnym do prawidłowej realizacji lub kontroli ankiety.

W fazie analizy i raportowania zasadniczo używamy wyników ankiet w formie zanonimizowanej, spseudonimizowanej lub oddzielonej od identyfikatorów. Wyniki przekazywane klientom są zasadniczo zagregowane, zanonimizowane lub inaczej przygotowane tak, aby bezpośrednia identyfikacja respondenta nie była możliwa przy normalnym użyciu.

Jeśli w wyjątkowym przypadku dane umożliwiające identyfikację muszą zostać przekazane, odbywa się to wyłącznie na podstawie wyraźnej, konkretnej zgody na takie przekazanie lub innej ważnej podstawy prawnej.

9. Pliki cookie i podobne technologie

Możemy używać plików cookie, pamięci lokalnej, pikseli śledzących i podobnych technologii do kilku celów, w tym:

• technicznego działania strony internetowej i zarządzania sesją;
• bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom i wykrywania ruchu botów;
• zapobiegania duplikatom odpowiedzi, niewłaściwemu użyciu ankiet lub powtarzanym wysłaniom kwestionariusza;
• zapamiętywania preferencji i poprawy użyteczności;
• analityki, pomiarów, zrozumienia wzorców użycia i rozwoju usług;
• mierzenia kampanii, oceny konwersji, reklamy lub retargetingu, gdy ma to zastosowanie;
• umożliwiania usług osadzonych, integracji z podmiotami trzecimi lub modułów treści.

10. Małoletni

W niektórych ankietach możemy przetwarzać dane dotyczące małoletnich.

Jako ogólną zasadę przyjmujemy, że respondenci w wieku 15 lat i starsi mogą samodzielnie decydować o udziale w ankiecie.

W przypadku respondentów poniżej 15 lat wymagana jest zgoda przedstawiciela ustawowego albo ankieta zostaje zakończona, jeśli taka zgoda nie jest dostępna.

Jeśli ankieta jest skierowana do dzieci, stosujemy odpowiednie kontrole i mechanizmy zgody zgodnie z obowiązującym prawem.

11. Bezpieczeństwo i poufność

Stosujemy rozsądne środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem, zmianą, wyciekiem, przypadkową utratą lub niewłaściwym użyciem.

Środki mogą obejmować ograniczenia dostępu, logowanie, oddzielanie danych podczas faz analizy, dobór dostawców usług, filtry bezpieczeństwa, kopie zapasowe i inne środki niezawodności.

Chociaż podejmujemy rozsądne kroki w celu ochrony danych, żadne środowisko techniczne nie może być całkowicie wolne od ryzyka.

12. Kontakt

Jeśli masz pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych, napisz na privacy@srvey.eu.

Ostatnia aktualizacja: 15 January 2024