Persónuverndarstefna

Þessi persónuverndarstefna lýsir því hvernig Srvey Group OÜ vinnur persónuupplýsingar í tengslum við PollPlaz, þar á meðal vef PollPlaz, netpanel, kannanir, könnunarboð, samskipti við panelmeðlimi, tækniaðstoð, punkta, umbun, gjafakort, verkefnaafhendingu og tengda stafræna þjónustu.

1. Almennar upplýsingar

Ábyrgðaraðili persónuupplýsinga er Srvey Group OÜ, skráningarnúmer 16894583, skráð heimilisfang Tihase tn 17a/5, Kristiine linnaosa, 13426 Tallinn, Harju maakond, Eistland.

Þessi persónuverndarstefna útskýrir hvaða persónuupplýsingar við vinnum, hvers vegna við vinnum þær, hverjum við kunnum að miðla þeim til og hversu lengi við geymum þær.

Þessi stefna gildir um PollPlaz sem boðsmiðaðan rannsóknarpanel á netinu. Hún tekur til panelaðildar, netkannana, könnunarboða, úrtaksstjórnunar, gæðaeftirlits, tæknilegs reksturs, umsýslu umbunar og samskipta við panelmeðlimi.

2. Persónuupplýsingar sem við vinnum

2.1 Gögn sem safnað er í gegnum vefi og samskiptaleiðir

Við kunnum að vinna nafn, netfang, stofnun eða fyrirtæki, efni skilaboða og aðrar upplýsingar sem þú veitir þegar þú hefur samband við okkur.

Við kunnum einnig að vinna tæknigögn á borð við IP-tölu, vafrategund, upplýsingar um tæki, vafrakökuupplýsingar, skrár og öryggistengd gögn sem verða til í kerfum gegn misnotkun eða til varnar vélmennum.

2.2 Gögn tengd PollPlaz-panel og þátttöku í könnunum

Við umsýslu panelreikninga kunnum við að vinna samskiptaupplýsingar á borð við netfang og, þar sem þörf er á, símanúmer.

Fyrir aldursathuganir, úrtakslíkön og pörun við kannanir kunnum við að vinna fæðingardag, aldur eða aldurshóp.

Fyrir úrtakslíkön og viðeigandi kannanir kunnum við að vinna áætluð staðsetningargögn á borð við land, svæði, borg, sveitarfélag, byggð eða hverfi. Þetta kann að vera notað til að skilja stöðu þéttbýlis eða dreifbýlis og til að byggja upp lýsandi úrtök.

Við kunnum að vinna könnunarsvör, bakgrunnsgögn, prófílgögn, verkefnasértæk gögn, punkta, stöðu umbunar, gögn um innlausn gjafakorta og þátttökusögu.

2.3 Sérstakir flokkar og viðkvæm málefni

Eftir tilgangi könnunar kunnum við að vinna upplýsingar um félagsleg viðhorf eða önnur viðkvæm málefni. Kannanir kunna að spyrja um heilsu, stjórnmálaskoðanir, þjóðernislegan bakgrunn, opinber málefni eða önnur svið sem krefjast sérstakrar varúðar.

Við söfnum slíkum upplýsingum aðeins að því marki sem þarf fyrir tilgang könnunarinnar. Að jafnaði aðskiljum við auðkennisgögn frá könnunarsvörum við greiningu.

Þátttaka í könnunum er valfrjáls. Panelmeðlimur getur valið að svara ekki könnun eða að svara ekki tiltekinni spurningu.

2.4 Heimilisfangsgögn

Við biðjum panelmeðlimi venjulega ekki um nákvæmt heimilisfang í almennum netkönnunum.

Í undantekningartilvikum kunnum við að vinna nákvæm heimilisfangsgögn ef það leiðir af könnunaraðferð, afhendingu umbunar, vörnum gegn svikum eða lögmætum úrtaksgjafa. Til dæmis kann þetta að vera nauðsynlegt fyrir póstboð, vettvangsvinnu augliti til auglitis eða sérstaka verkefnaflutninga.

3. Hvernig við söfnum gögnum

Við söfnum gögnum beint frá þér þegar þú gengur í panelinn, fyllir út eyðublöð, svarar könnunum, innleysir punkta eða hefur samskipti við okkur.

Við söfnum gögnum sjálfvirkt í gegnum vefi, vafrakökur, skrár, öryggiskerfi og könnunarkerfi.

Við kunnum að fá gögn frá viðskiptavinum eða samstarfsaðilum þegar þeir leggja fram lögmætt úrtak, verkefnaefni eða upplýsingar um stöðu könnunar.

Við kunnum einnig að fá gögn frá vinnsluaðilum og tæknilegum þjónustuveitendum sem taka þátt í rekstri PollPlaz.

3.1 Hvernig við náum til svarenda

Til að ná til þátttakenda í könnunum kunnum við að nota mismunandi samskiptaleiðir og ráðningaraðferðir. Þær eru ekki fastar eða eins fyrir hverja könnun. Þær ráðast af tilgangi könnunarinnar, markhópi, aðferð, fyrirmælum viðskiptavinar, lagagrundvelli, samskiptaleið og þörf fyrir að búa til viðeigandi og réttlætt úrtak.

Samskiptaupplýsingar eða upprunagögn sem leiða til tilraunar til samskipta kunna að koma frá heimildum sem viðskiptavinur leggur fram, opinberum heimildum, áður opinberlega aðgengilegum heimildum, löglega notuðum skrám eða gagnasöfnum, eða heimildum sem gera möguleg samskipti kleif að mynda, athuga, auðga eða staðfesta.

Í sumum tilvikum er mögulegur tengiliður ekki tekinn úr einum tilbúnum lista. Hann kann að vera myndaður með tölfræðilegri, samsettri, líkanstengdri, slembinni eða tilbúinni myndun, þar á meðal á stigi síma- eða netfangssamskipta.

Þegar þessar aðferðir eru notaðar kann hluti vinnslunnar að vera sjálfvirkur. Þetta þýðir að við kunnum að nota reiknirit, hugbúnaðarverkfæri, leitaraðferðir, tæknilegar síur, tölfræðilegar aðferðir og gervigreind eða stór mállíkön til að mynda, auðkenna, meta, athuga, hreinsa, auðga eða staðfesta tengiliði. Nákvæm aðferð ræðst af eðli könnunarinnar og því sem er viðeigandi fyrir úrtakið eða tilraun til samskipta.

Þetta þýðir að tengiliðir koma ekki alltaf úr einum miðlægum varanlegum gagnagrunni eða einni stakri skrá. Mismunandi kannanir kunna að nota mismunandi tengiliðagrunna, aðferðir til að búa til tengiliði, rökfræði við staðfestingu tengiliða og samskiptaleiðir.

3.2 Tilraunir til samskipta, neitanir og útilokunarlistar

Samskiptaupplýsingar kunna að vera notaðar til að gera tilraun til samskipta, byggja upp úrtak, velja könnunarrás, athuga samskiptaupplýsingar og tryggja að könnunarferlið sé aðferðafræðilega og rekstrarlega viðráðanlegt.

Notkun samskiptaupplýsinga fyrir tilraun til samskipta eða úrtaksferli þýðir ekki ein og sér að einstaklingur hafi gengið í panelinn eða að gögn hans séu áfram í virkri varanlegri notkun.

Ef einstaklingur neitar að taka þátt í tiltekinni könnun lítum við almennt á það sem neitun fyrir þá könnun og höfum ekki aftur samband við hann vegna sömu könnunar.

Eftir úrtaki, tegund könnunar og uppruna tengiliða kann sami einstaklingur síðar að birtast í úrtaki annarrar könnunar og haft verið samband við í öðru samhengi.

Ef einstaklingur biður um að ekki sé haft samband aftur kunnum við að geyma útilokunarskráningu eða skráningu um að hafa ekki samband í sérstökum útilokunarlista. Tilgangur þessarar skráningar er ekki frekari markaðssetning eða könnunarnotkun, heldur hið gagnstæða: að virða beiðni einstaklingsins og forðast að nota sama tengilið fyrir framtíðarboð.

Við kunnum að geyma útilokunarskráningar og varanlegar neitanir til langs tíma eða ótímabundið í þeim tilgangi að virða skýra beiðni einstaklingsins um að ekki sé haft samband aftur.

4. Hvers vegna við notum gögn

Við notum persónuupplýsingar til að reka vefi, svara beiðnum og stýra samskiptum.

Við notum gögn til að búa til og stýra panelreikningum, senda könnunarboð með netpósti eða síma, para meðlimi við kannanir og sýna viðeigandi könnunarupplýsingar.

Við notum gögn til að undirbúa kannanir, byggja upp úrtök, framkvæma kannanir, athuga gæði og koma í veg fyrir tvítekin svör, sjálfvirkt rusl, svik, misnotkun eða aðra ranga notkun.

Við notum könnunarsvör til að greina niðurstöður og útbúa rannsóknarafurðir sem eru nafnlausar, gerviauðkenndar, samanteknar eða undirbúnar með öðrum hætti.

Við notum gögn til að stýra punktum, umbun, gjafakortum, bókhaldi og öðrum lagaskyldum.

Við notum gögn til að halda þjónustu öruggri, áreiðanlegri og tæknilega studdri.

Við kunnum að nota gögn til að þróa þjónustu, sjálfvirknivæða vinnu, vinna textainntak og bæta verkflæði, þar á meðal með gervigreindarþjónustu þar sem við á.

5. Lagagrundvöllur vinnslu

Eftir aðstæðum vinnum við gögn á grundvelli samþykkis, efndar samnings, lögmætra hagsmuna eða lagaskyldu.

Fyrir kannanir kann lagagrundvöllurinn að ráðast af tiltekinni könnun, viðskiptavini, tilgangi könnunar og flokkum gagna.

Ef tiltekin könnun eða gagnaflutningur krefst skýrs sérstaks samþykkis biðjum við um það í viðeigandi ferli.

6. Hverjum við miðlum gögnum til

Við notum vinnsluaðila og tæknilega samstarfsaðila til að veita PollPlaz-þjónustu. Þeir kunna að styðja hýsingu, samskiptaleiðir, geymslu, öryggi, greiningu, paneltækni, könnunarkerfi, afhendingu umbunar, verkflæðisverkfæri og annan tæknilegan rekstur.

Víðtækari listi yfir vinnsluaðila og þjónustuveitendaflokka er aðgengilegur á síðu um vinnsluaðila og þjónustuveitendur.

6.1 Samskiptaupplýsingar og upprunagögn frá viðskiptavini

Ef viðskiptavinur leggur fram samskiptaupplýsingar, úrtaksgögn eða önnur upprunagögn fyrir könnun ber viðskiptavinurinn ábyrgð á upphaflegri notkun og flutningi þeirra gagna til okkar.

Í slíkum tilvikum vinnum við almennt þessi gögn sem vinnsluaðili fyrir hönd viðskiptavinarins og í góðri trú, á þeirri forsendu að viðskiptavinurinn hafi nauðsynlegan lagagrundvöll til að nota gögnin og fela okkur að vinna þau.

Við notum gögn sem viðskiptavinur leggur fram eða miðlar aðeins til að framkvæma samþykkta könnun, tilraun til samskipta, úrtaksferli, vettvangsvinnu eða tengt verkstig að því marki sem þarf fyrir það verkefni.

Almennt höfum við ekki sjálfstæða raunhæfa getu eða skyldu til að endurskoða efnislega lögmæti hvers gagnagjafa viðskiptavinar eftir á. Við treystum á hlutverk og staðfestingar viðskiptavinarins að því leyti.

6.2 Niðurstöður veittar viðskiptavinum

Að jafnaði fá viðskiptavinir samanteknar, tölfræðilegar, nafnlausar eða annars konar undirbúnar niðurstöður þar sem eðlileg notkun krefst ekki beinnar auðkenningar svaranda.

Auðkennanleg gögn svarenda eru ekki veitt viðskiptavini án skýrs, sérstaks samþykkis svaranda fyrir þeim flutningi eða annars gilds lagagrundvallar.

6.3 Tæknilegir þjónustuveitendur

Við notum tæknilega þjónustuveitendur og vinnsluaðila sem aðstoða við hýsingu, samskipti, gagnageymslu, öryggi, greiningu, verkflæði og tæknilega afhendingu.

Þessir veitendur mega aðeins vinna persónuupplýsingar að því marki sem þarf til að veita okkur þjónustu sína og samkvæmt umsömdum fyrirmælum.

6.4 Yfirvöld og lagakröfur

Við kunnum að miðla gögnum til þar til bærra yfirvalda eða annars staðar þar sem það er nauðsynlegt til að fara að lögum, vernda réttindi eða leysa ágreining.

7. Alþjóðleg gagnavinnsla

Gögn eru aðallega unnin á Evrópska efnahagssvæðinu.

Sumir þjónustuveitendur kunna að vinna gögn utan Evrópska efnahagssvæðisins eða nota samstæðu- eða samningsbundin úrræði utan Evrópska efnahagssvæðisins.

Í slíkum tilvikum byggjum við á skuldbindingum veitanda um samræmi við GDPR og viðeigandi verndarráðstöfunum, svo sem samningsbundnum verndarráðstöfunum, tæknilegum verndarráðstöfunum, aðgangstakmörkunum og öðrum hentugum skipulagsráðstöfunum.

8. Geymsla gagna

8.1 Samskiptabeiðnir

Beiðnir sem sendar eru í gegnum samskiptaleiðir eru framsendar í netpóst- eða stuðningskerfi okkar. Við geymum þær eins lengi og þeirra er rekstrarlega þörf eða þar til þeim er eytt sem hluta af venjulegri stjórnun pósthólfs eða stuðningskerfis.

8.2 Panelreikningar og umbun

Við geymum almennt grunngögn panelreiknings þar til meðlimur yfirgefur panelinn.

Gögn tengd bókhaldi, gjafakortum, greiðslum, punktum, umbun eða öðrum fjárhagslegum aðgerðum eru geymd í þann tíma sem lög krefjast.

8.3 Auðkennandi könnunargögn

Persónuupplýsingar sem þarf til að framkvæma könnun, stýra úrtaki eða athuga gæði eru almennt geymdar á meðan könnun stendur yfir og skömmu eftir hana.

Eftir könnun, kröfum viðskiptavinar eða þörfum vegna úttekta kunnum við að geyma slík gögn í allt að 3 ár eftir lok könnunarinnar.

8.4 Nafnlaus könnunargögn

Þegar gögn úr könnunarspurningalista hafa verið gerð nafnlaus í eftirvinnslu er geymsla þeirra nafnlausu gagna ekki bundin við fastan geymslutíma persónuupplýsinga.

8.5 Gerviauðkenning, bakgrunnsupplýsingar og greining

Könnunargögn eru almennt unnin á gerviauðkenndu formi. Þetta þýðir að svör, úrtaksgögn og samskiptaupplýsingar eru venjulega ekki geymd í einu staku greiningargagnasafni, heldur er þeim stýrt í aðskildum kerfum, forritum eða gagnagrunnum eftir þörfum vettvangsvinnu, gæðaeftirlits, úrtaksstjórnunar og greiningar.

Við upphaf greiningar eða í eftirvinnslu kunnum við að auðga könnunargögn með bakgrunnsupplýsingum úr úrtaksgagnasafni, upprunagögnum sem viðskiptavinur leggur fram eða öðrum löglega notuðum heimildum. Þetta er gert svo gagnasafnið sé greiningarlega merkingarbært, aðferðafræðilega nothæft og nægilegt til að svara rannsóknarspurningunni.

Þetta þýðir ekki að greiningargagnasafnið verði að auðkenndu gagnasafni eða að svör séu greind ásamt beinum auðkennum.

Fyrir gæðaeftirlit, úttektir, athuganir á vettvangsvinnu eða til að tryggja áreiðanleika könnunar kann í takmörkuðum tilvikum að vera mögulegt að tengja svör og úrtaksgagnasafnið með stýrðum hætti. Þessi möguleiki er takmarkaður, tilgangsbundinn og tímabundinn, og er aðeins notaður að því marki sem þarf fyrir rétta afhendingu eða eftirlit með könnun.

Í greiningar- og skýrslugerðarfasa notum við almennt niðurstöður kannana á nafnlausu, gerviauðkenndu eða auðkennaaðskildu formi. Niðurstöður sem veittar eru viðskiptavinum eru almennt samanteknar, nafnlausar eða undirbúnar með öðrum hætti svo bein auðkenning svaranda sé ekki möguleg við venjulega notkun.

Ef auðkennanleg gögn verða að vera flutt í undantekningartilviki er það aðeins gert á grundvelli skýrs, sérstaks samþykkis fyrir þeim flutningi eða annars gilds lagagrundvallar.

9. Vafrakökur og svipuð tækni

Við kunnum að nota vafrakökur, staðbundna geymslu, rakningarpixla og svipaða tækni í nokkrum tilgangi, þar á meðal:

• tæknilegan rekstur vefsins og lotustjórnun;
• öryggi, varnir gegn misnotkun og greiningu vélmennaumferðar;
• varnir gegn tvíteknum svörum, misnotkun kannana eða endurteknum innsendingum spurningalista;
• að muna stillingar og bæta notagildi;
• greiningu, mælingar, skilning á notkunarmynstri og þróun þjónustu;
• mælingu herferða, mat á viðskiptum, auglýsingar eða endurmarkaðssetningu þar sem við á;
• virkjun innfelldrar þjónustu, samþættinga þriðju aðila eða efniseininga.

10. Börn og ungmenni

Í sumum könnunum kunnum við að vinna gögn um ólögráða einstaklinga.

Sem almenn regla lítum við á svarendur 15 ára og eldri sem færa um að ákveða sjálfir þátttöku í könnunum.

Fyrir svarendur undir 15 ára aldri þarf samþykki lögráðamanns, eða könnuninni er lokið ef slíkt samþykki liggur ekki fyrir.

Ef könnun beinist að börnum notum við viðeigandi athuganir og samþykkisferli samkvæmt gildandi lögum.

11. Öryggi og trúnaður

Við notum sanngjarnar tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að vernda persónuupplýsingar gegn óheimilum aðgangi, eyðingu, breytingu, leka, óviljandi tapi eða misnotkun.

Ráðstafanir kunna að fela í sér aðgangstakmarkanir, skráningu, aðskilnað gagna á greiningarstigum, val þjónustuveitenda, öryggissíur, öryggisafrit og aðrar ráðstafanir til áreiðanleika.

Þótt við tökum sanngjörn skref til að vernda gögn getur ekkert tæknilegt umhverfi verið algjörlega áhættulaust.

12. Samband

Ef þú hefur spurningar um vinnslu persónuupplýsinga skaltu skrifa á privacy@srvey.eu.

Síðast uppfært: 15 January 2024