Privacybeleid

Dit privacybeleid beschrijft hoe Srvey Group OÜ persoonsgegevens verwerkt in verband met PollPlaz, waaronder de PollPlaz-website, het online panel, enquêtes, enquête-uitnodigingen, panelcommunicatie, technische ondersteuning, punten, beloningen, cadeaubonnen, projectuitvoering en gerelateerde digitale diensten.

1. Algemene Informatie

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens is Srvey Group OÜ, registratienummer 16894583, geregistreerd adres Tihase tn 17a/5, Kristiine linnaosa, 13426 Tallinn, Harju maakond, Estonia.

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, aan wie wij deze kunnen verstrekken en hoelang wij deze bewaren.

Dit beleid is van toepassing op PollPlaz als online onderzoekspanel op uitnodiging. Het omvat panellidmaatschap, online enquêtes, enquête-uitnodigingen, steekproefbeheer, kwaliteitscontrole, technische werking, beloningsbeheer en communicatie met panelleden.

2. Persoonsgegevens Die Wij Verwerken

2.1 Gegevens Verzameld Via Websites En Contactkanalen

Wij kunnen naam, e-mailadres, organisatie, berichtinhoud en andere informatie verwerken die u verstrekt wanneer u contact met ons opneemt.

Wij kunnen ook technische gegevens verwerken, zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, cookie-informatie, logs en beveiligingsgerelateerde gegevens die worden aangemaakt door systemen tegen misbruik of botbescherming.

2.2 Gegevens Over PollPlaz-Panel En Enquêtedeelname

Voor het beheer van panelaccounts kunnen wij contactgegevens verwerken, zoals e-mailadres en, waar nodig, telefoonnummer.

Voor leeftijdscontroles, steekproefmodellering en enquêtematching kunnen wij geboortedatum, leeftijd of leeftijdsgroep verwerken.

Voor steekproefmodellering en enquêterelevantie kunnen wij globale locatiegegevens verwerken, zoals land, regio, stad, gemeente, plaats of district. Dit kan worden gebruikt om stedelijke of landelijke status te begrijpen en representatieve steekproeven op te bouwen.

Wij kunnen enquêteantwoorden, achtergrondgegevens, profielgegevens, projectspecifieke gegevens, punten, beloningsstatus, gegevens over het inwisselen van cadeaubonnen en deelnamegeschiedenis verwerken.

2.3 Bijzondere Categorieën En Gevoelige Onderwerpen

Afhankelijk van het doel van een enquête kunnen wij informatie verwerken over sociale opvattingen of andere gevoelige onderwerpen. Enquêtes kunnen vragen stellen over gezondheid, politieke opvattingen, etnische achtergrond, publieke kwesties of andere gebieden die extra zorg vereisen.

Wij verzamelen dergelijke informatie alleen voor zover nodig voor het doel van de enquête. Als regel scheiden wij identificerende gegevens van enquêteantwoorden tijdens de analyse.

Deelname aan enquêtes is vrijwillig. Een panellid kan ervoor kiezen een enquête niet te beantwoorden of een specifieke vraag niet te beantwoorden.

2.4 Adresgegevens

Wij vragen panelleden normaal gesproken niet om een exact woonadres tijdens gewone online enquêtes.

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij exacte adresgegevens verwerken als dit voortvloeit uit de enquêtemethode, de uitvoering van beloningen, fraudepreventie of een rechtmatige steekproefbron. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor postuitnodigingen, face-to-face veldwerk of specifieke projectlogistiek.

3. Hoe Wij Gegevens Verzamelen

Wij verzamelen gegevens rechtstreeks van u wanneer u zich bij het panel aansluit, formulieren invult, enquêtes beantwoordt, punten inwisselt of met ons communiceert.

Wij verzamelen gegevens automatisch via websites, cookies, logs, beveiligingssystemen en enquêtesystemen.

Wij kunnen gegevens ontvangen van klanten of partners wanneer zij een rechtmatige steekproef, projectmateriaal of informatie over enquêtestatus verstrekken.

Wij kunnen ook gegevens ontvangen van verwerkers en technische dienstverleners die betrokken zijn bij de werking van PollPlaz.

3.1 Hoe Wij Respondenten Bereiken

Om enquêtedeelnemers te bereiken, kunnen wij verschillende contactbronnen en wervingsmethoden gebruiken. Deze zijn niet vast of identiek voor elke enquête. Zij hangen af van het enquêtedoel, de doelgroep, de methode, de klantbriefing, de rechtsgrond, het contactkanaal en de noodzaak om een passende en gerechtvaardigde steekproef te maken.

Contactgegevens of brongegevens die tot een contactpoging leiden, kunnen afkomstig zijn uit door klanten verstrekte bronnen, openbare bronnen, eerder openbaar beschikbare bronnen, rechtmatig gebruikte registers of datasets, of bronnen waarmee mogelijke contacten kunnen worden gevormd, gecontroleerd, verrijkt of gevalideerd.

In sommige gevallen wordt een mogelijk contact niet uit één kant-en-klare lijst gehaald. Het kan worden gevormd via statistische, combinatorische, modelgebaseerde, willekeurige of synthetische generatie, ook op telefoon- of e-mailcontactniveau.

Wanneer deze methoden worden gebruikt, kan een deel van de verwerking geautomatiseerd zijn. Dit betekent dat wij algoritmen, softwaretools, zoekmethoden, technische filters, statistische methoden en technologieën voor kunstmatige intelligentie of grote taalmodellen kunnen gebruiken om contacten te vormen, identificeren, beoordelen, controleren, opschonen, verrijken of valideren. De exacte methode hangt af van de aard van de enquête en van wat passend is voor de steekproef of contactpoging.

Dit betekent dat contacten niet altijd afkomstig zijn uit één centrale permanente database of één enkel register. Verschillende enquêtes kunnen verschillende contactbases, methoden voor het aanmaken van contacten, contactvalidatielogica en kanalen gebruiken.

3.2 Contactpogingen, Weigeringen En Onderdrukkingslijsten

Contactgegevens kunnen worden gebruikt om een contactpoging te doen, een steekproef op te bouwen, een enquêtekanaal te kiezen, contactinformatie te controleren en ervoor te zorgen dat het enquêteproces methodologisch en operationeel beheersbaar is.

Het gebruik van contactgegevens voor een contactpoging of steekproefproces betekent op zichzelf niet dat een persoon zich bij het panel heeft aangesloten of dat diens gegevens actief en permanent in gebruik blijven.

Als een persoon weigert deel te nemen aan een specifieke enquête, behandelen wij dit in het algemeen als een weigering voor die enquête en nemen wij voor dezelfde enquête geen contact meer met die persoon op.

Afhankelijk van de steekproef, het enquêtetype en de contactbron kan dezelfde persoon later in de steekproef van een andere enquête verschijnen en in een andere context worden benaderd.

Als een persoon vraagt om niet opnieuw te worden benaderd, kunnen wij een onderdrukkingsrecord of niet-contacteren-record bewaren in een afzonderlijke onderdrukkingslijst. Het doel van dit record is niet verdere marketing of enquêtegebruik, maar het tegenovergestelde: het verzoek van de persoon respecteren en voorkomen dat hetzelfde contact voor toekomstige uitnodigingen wordt gebruikt.

Wij kunnen onderdrukkingsrecords en permanente weigeringsrecords langdurig of voor onbepaalde tijd bewaren om het duidelijke verzoek van de persoon om niet opnieuw te worden benaderd te respecteren.

4. Waarom Wij Gegevens Gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens om websites te laten werken, verzoeken te beantwoorden en communicatie te beheren.

Wij gebruiken gegevens om panelaccounts aan te maken en te beheren, enquête-uitnodigingen per e-mail of telefoon te verzenden, leden aan enquêtes te koppelen en relevante enquête-informatie te tonen.

Wij gebruiken gegevens om enquêtes voor te bereiden, steekproeven op te bouwen, enquêtes uit te voeren, kwaliteit te controleren en dubbele antwoorden, geautomatiseerde spam, fraude, misbruik of ander verkeerd gebruik te voorkomen.

Wij gebruiken enquêteantwoorden om resultaten te analyseren en geanonimiseerde, gepseudonimiseerde, geaggregeerde of anderszins voorbereide onderzoeksoutputs op te stellen.

Wij gebruiken gegevens om punten, beloningen, cadeaubonnen, boekhouding en andere wettelijke verplichtingen te beheren.

Wij gebruiken gegevens om diensten veilig, betrouwbaar en technisch ondersteund te houden.

Wij kunnen gegevens gebruiken om diensten te ontwikkelen, werk te automatiseren, tekstinvoer te verwerken en workflows te verbeteren, waaronder via AI-diensten waar passend.

5. Rechtsgronden Voor Verwerking

Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens op basis van toestemming, uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting.

Voor enquêtes kan de rechtsgrond afhangen van de specifieke enquête, klant, enquêtedoel en gegevenscategorieën.

Als een specifieke enquête of gegevensoverdracht duidelijke afzonderlijke toestemming vereist, vragen wij die in het betreffende proces.

6. Aan Wie Wij Gegevens Verstrekken

Wij gebruiken verwerkers en technische partners om PollPlaz-diensten te leveren. Deze kunnen ondersteuning bieden voor hosting, communicatiekanalen, opslag, beveiliging, analytics, paneltechnologie, enquêtesystemen, uitvoering van beloningen, workflowtools en andere technische activiteiten.

Een bredere lijst van verwerkers en groepen dienstverleners is beschikbaar op de pagina over verwerkers en dienstverleners.

6.1 Door Klanten Verstrekte Contactgegevens En Brongegevens

Als een klant contactgegevens, steekproefgegevens of andere brongegevens voor een enquête verstrekt, is de klant verantwoordelijk voor het oorspronkelijke gebruik en de overdracht van die gegevens aan ons.

In dergelijke gevallen verwerken wij die gegevens in het algemeen als verwerker namens de klant en te goeder trouw, op basis van de veronderstelling dat de klant de nodige rechtsgrond heeft om de gegevens te gebruiken en ons opdracht te geven deze te verwerken.

Wij gebruiken door de klant verstrekte of via de klant bemiddelde gegevens alleen om de overeengekomen enquête, contactpoging, steekproefproces, veldwerk of daarmee samenhangende werkfase uit te voeren voor zover dit nodig is voor dat project.

Wij hebben in het algemeen geen zelfstandige praktische mogelijkheid of verplichting om achteraf de rechtmatigheid van elke klantgegevensbron inhoudelijk te beoordelen. Wij vertrouwen in dat opzicht op de rol en bevestigingen van de klant.

6.2 Resultaten Die Aan Klanten Worden Verstrekt

Als algemene regel ontvangen klanten geaggregeerde, statistische, geanonimiseerde of anderszins voorbereide resultaten waarvan het normale gebruik geen directe identificatie van een respondent vereist.

Identificeerbare respondentgegevens worden niet aan een klant verstrekt zonder de duidelijke, specifieke toestemming van de respondent voor die overdracht of een andere geldige rechtsgrond.

6.3 Technische Dienstverleners

Wij gebruiken technische dienstverleners en verwerkers die helpen met hosting, communicatie, gegevensopslag, beveiliging, analytics, workflows en technische levering.

Deze dienstverleners mogen persoonsgegevens alleen verwerken voor zover nodig om hun diensten aan ons te leveren en volgens overeengekomen instructies.

6.4 Autoriteiten En Wettelijke Vereisten

Wij kunnen gegevens verstrekken aan bevoegde autoriteiten of anderszins wanneer dit nodig is om aan de wet te voldoen, rechten te beschermen of geschillen op te lossen.

7. Internationale Gegevensverwerking

Gegevens worden voornamelijk verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.

Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of gebruikmaken van groeps- of contractuele middelen buiten de Europese Economische Ruimte.

In dergelijke gevallen vertrouwen wij op de AVG-nalevingsverplichtingen van de dienstverlener en passende waarborgen, zoals contractuele waarborgen, technische waarborgen, toegangsbeperkingen en andere geschikte organisatorische maatregelen.

8. Bewaartermijnen

8.1 Contactverzoeken

Verzoeken die via contactkanalen worden verzonden, worden doorgestuurd naar onze e-mail- of ondersteuningssystemen. Wij bewaren ze zolang zij operationeel nodig zijn of totdat zij worden verwijderd als onderdeel van normaal mailbox- of ondersteuningssysteembeheer.

8.2 Panelaccounts En Beloningen

Wij bewaren kerngegevens van panelaccounts in het algemeen totdat het lid het panel verlaat.

Gegevens met betrekking tot boekhouding, cadeaubonnen, betalingen, punten, beloningen of andere financiële handelingen worden bewaard gedurende de wettelijk vereiste periode.

8.3 Identificerende Enquêtegegevens

Persoonsgegevens die nodig zijn om een enquête uit te voeren, een steekproef te beheren of kwaliteit te controleren, worden in het algemeen tijdens de enquête en kort daarna bewaard.

Afhankelijk van de enquête, klantvereisten of auditbehoeften kunnen wij dergelijke gegevens tot 3 jaar na het einde van de enquête bewaren.

8.4 Geanonimiseerde Enquêtegegevens

Wanneer enquêtevragenlijstgegevens tijdens de nabewerking zijn geanonimiseerd, is de bewaring van die geanonimiseerde gegevens niet gebonden aan een vaste bewaartermijn voor persoonsgegevens.

8.5 Pseudonimisering, Achtergrondinformatie En Analyse

Enquêtegegevens worden in het algemeen in gepseudonimiseerde vorm verwerkt. Dit betekent dat antwoorden, steekproefgegevens en contactgegevens normaal gesproken niet in één enkele analysedataset worden bewaard, maar in afzonderlijke systemen, applicaties of databases worden beheerd volgens de behoeften van veldwerk, kwaliteitscontrole, steekproefbeheer en analyse.

Aan het begin van de analyse of tijdens de nabewerking kunnen wij enquêtegegevens verrijken met achtergrondinformatie uit de steekproefdataset, door de klant verstrekte brongegevens of andere rechtmatig gebruikte bronnen. Dit gebeurt zodat de dataset analytisch betekenisvol, methodologisch bruikbaar en voldoende is om de onderzoeksvraag te beantwoorden.

Dit betekent niet dat de analysedataset wordt omgezet in een geïdentificeerde dataset of dat antwoorden samen met directe identificatoren worden geanalyseerd.

Voor kwaliteitscontrole, auditing, veldwerkcontroles of het waarborgen van de betrouwbaarheid van een enquête kan het in beperkte gevallen mogelijk zijn om antwoorden en de steekproefdataset op gecontroleerde wijze te verbinden. Deze mogelijkheid is beperkt, doelgebonden en tijdelijk, en wordt alleen gebruikt voor zover nodig voor behoorlijke enquêtelevering of controle.

In de analyse- en rapportagefase gebruiken wij enquêteresultaten in het algemeen in geanonimiseerde, gepseudonimiseerde of van identificatoren gescheiden vorm. Resultaten die aan klanten worden verstrekt, zijn in het algemeen geaggregeerd, geanonimiseerd of anderszins voorbereid zodat directe identificatie van een respondent bij normaal gebruik niet mogelijk is.

Als identificeerbare gegevens in een uitzonderlijk geval moeten worden overgedragen, gebeurt dit alleen op basis van duidelijke, specifieke toestemming voor die overdracht of een andere geldige rechtsgrond.

9. Cookies En Soortgelijke Technologieën

Wij kunnen cookies, lokale opslag, trackingpixels en soortgelijke technologieën gebruiken voor meerdere doeleinden, waaronder:

• technische werking van de website en sessiebeheer;
• beveiliging, misbruikpreventie en detectie van botverkeer;
• het voorkomen van dubbele antwoorden, enquêtemisbruik of herhaalde vragenlijstinzendingen;
• het onthouden van voorkeuren en verbeteren van gebruiksvriendelijkheid;
• analytics, metingen, inzicht in gebruikspatronen en serviceontwikkeling;
• het meten van campagnes, evalueren van conversies, adverteren of retargeting waar van toepassing;
• het mogelijk maken van ingesloten diensten, integraties met derden of contentmodules.

10. Minderjarigen

In sommige enquêtes kunnen wij gegevens over minderjarigen verwerken.

Als algemeen principe behandelen wij respondenten van 15 jaar en ouder als personen die zelf kunnen beslissen over deelname aan enquêtes.

Voor respondenten jonger dan 15 is toestemming van een wettelijke vertegenwoordiger vereist, of de enquête wordt beëindigd als dergelijke toestemming niet beschikbaar is.

Als een enquête op kinderen is gericht, gebruiken wij passende controles en toestemmingsmechanismen volgens toepasselijk recht.

11. Beveiliging En Vertrouwelijkheid

Wij gebruiken redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, vernietiging, wijziging, lekken, onopzettelijk verlies of misbruik.

Maatregelen kunnen toegangsbeperkingen, logging, scheiding van gegevens tijdens analysefasen, selectie van dienstverleners, beveiligingsfilters, back-ups en andere betrouwbaarheidsmaatregelen omvatten.

Hoewel wij redelijke stappen nemen om gegevens te beschermen, kan geen enkele technische omgeving volledig risicovrij zijn.

12. Contact

Als u vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens, schrijf dan naar privacy@srvey.eu.

Laatst bijgewerkt: 15 January 2024